Notion vs Trello

Notion sử dụng các cơ sở dữ liệu và trang lồng ghép linh hoạt, được hỗ trợ bởi trình chỉnh sửa dựa trên khối. Cấu trúc này cho phép Notion hoạt động như một wiki, CRM và trình quản lý dự án phức tạp. Người dùng có thể liên kết dữ liệu trên các trang khác nhau bằng cách sử dụng các mối quan hệ (relations) và tính toán tổng hợp (rollups) trong Notion. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban trực quan: danh sách các thẻ di chuyển từ trái sang phải. Bố cục đơn giản này giúp Trello dễ hiểu ngay lập tức để trực quan hóa quy trình công việc và tiến trình tác vụ. Triết lý cốt lõi của Trello là sự đơn giản để theo dõi hành động; Notion tập trung vào việc tạo nội dung và dữ liệu. Nếu bạn cần một wiki mạnh mẽ, Notion là lựa chọn rõ ràng cho nhu cầu tài liệu hóa rộng rãi của bạn.

Notion cung cấp khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ nhưng có đường cong học tập dốc hơn cho các nhóm. Người dùng mới cần thời gian để hiểu các cơ sở dữ liệu, mối quan hệ và quyền trong Notion. Trello được ca ngợi vì mức độ dễ sử dụng vượt trội và mang lại giá trị kinh doanh nhanh chóng. Khách hàng báo cáo rằng 75% tổ chức sử dụng Trello thấy được giá trị chỉ trong 30 ngày. Luồng công việc trực quan đơn giản của Trello đảm bảo khả năng áp dụng cao từ nhóm và yêu cầu đào tạo tối thiểu. Cách tiếp cận trang trống của Notion mang lại sự linh hoạt nhưng có thể khiến người dùng ít am hiểu công nghệ cảm thấy choáng ngợp ban đầu.

Notion được công nhận chính thức là cơ sở tri thức số 1 trong ba năm liên tiếp. Trình chỉnh sửa khối gốc và hệ thống phân cấp của nó hoàn hảo để tạo ra các wiki nhóm toàn diện, được liên kết chéo. Các tổ chức thường sử dụng Notion để hợp nhất tất cả kiến thức nội bộ phân tán thành một nguồn sự thật duy nhất. Trello không được thiết kế để quản lý kiến thức sâu rộng hoặc tổ chức các thư viện tài liệu lớn. Các nhóm sử dụng các thẻ Trello để lưu trữ tài liệu liên quan đến tác vụ hoặc ghi chú ngắn thay vì các trang có cấu trúc. Nếu tập trung kiến thức thể chế là mục tiêu dự án, Notion là nhà vô địch không thể tranh cãi cho tổ chức của bạn.

Trello có tính năng tự động hóa mạnh mẽ, không cần mã hóa trên mọi bảng đơn lẻ. Các quy tắc này cho phép robot xử lý việc di chuyển thẻ hoặc giao nhiệm vụ, ngay cả trên gói Miễn phí. Người dùng Trello Premium được hưởng lợi từ số lần chạy lệnh Workspace không giới hạn để có hiệu quả liên tục. Notion sử dụng logic biểu mẫu có điều kiện và quy tắc cơ sở dữ liệu cho một số luồng tự động hóa. Tuy nhiên, trọng tâm cốt lõi của Notion là nội dung, không phải robot quy trình làm việc tích hợp như Trello cung cấp. Người dùng Trello có thể tự động hóa các bước để tập trung vào công việc có ý nghĩa thay vì công việc quản trị thủ công.

Notion cung cấp cho mọi thành viên trong nhóm một trợ lý viết và nghiên cứu AI tích hợp. Nó được G2 công nhận là công cụ viết AI được xếp hạng #1 hiện có. Notion AI có thể tạo bản nháp, tóm tắt tài liệu và thực hiện các tìm kiếm phức tạp trên toàn bộ không gian làm việc. Trello sử dụng Atlassian Intelligence (AI) chủ yếu để biến email và trò chuyện không có cấu trúc thành các thẻ tác vụ có tổ chức. AI trong Trello thêm các bản tóm tắt và các liên kết cần thiết để đảm bảo chuyển đổi nhanh chóng thông tin liên lạc thành hành động. Notion cung cấp phạm vi chức năng AI rộng hơn và sâu hơn trong chính không gian làm việc.

Notion cung cấp các tính năng toàn diện cho các tổ chức lớn, bắt đầu từ cấp gói Business. Điều này bao gồm các tính năng bảo mật nâng cao như Nhật ký Kiểm toán và Xác minh Miền. Gói Enterprise của Notion bổ sung cấp phép người dùng SCIM và hỗ trợ tích hợp bảo mật chuyên biệt (DLP/SIEM). Trello Enterprise cung cấp SSO miễn phí và cấp phép người dùng bằng cách sử dụng Atlassian Guard để kiểm soát quản trị trung tâm. Cả hai công cụ đều mở rộng tốt, nhưng Notion nhấn mạnh các biện pháp kiểm soát quản trị và tuân thủ sâu hơn cho các môi trường được quản lý chặt chẽ. Trello tập trung hỗ trợ Enterprise của mình vào hỗ trợ quản trị 24/7 cho các nhóm toàn cầu.

Trello cung cấp Phản chiếu Thẻ (Card Mirroring), cho phép một thẻ tác vụ xuất hiện trên nhiều bảng. Người quản lý có thể dễ dàng có được cái nhìn tổng quan về một tác vụ duy nhất trên các quy trình làm việc của các phòng ban khác nhau. Notion yêu cầu xây dựng các mối quan hệ cơ sở dữ liệu phức tạp và các phép tính tổng hợp để theo dõi các tác vụ trùng lặp một cách hiệu quả. Mặc dù Notion mạnh mẽ, việc tạo ra sự giám sát đa dự án có thể khó khăn đối với người quản lý không chuyên về kỹ thuật. Cách tiếp cận trực quan của Trello giúp việc theo dõi chéo dự án đồng thời trở nên đơn giản hơn nhiều ngay từ đầu.

Notion cho phép kích thước tệp lớn với dung lượng lưu trữ không giới hạn trên các gói trả phí (tối đa 5GB mỗi tệp). Điều này phù hợp với các tệp phương tiện lớn, làm cho Notion trở thành kho lưu trữ tài sản tốt hơn. Trello cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn nhưng giới hạn tải lên tệp riêng lẻ ở mức 250MB trên các gói trả phí. Giới hạn này đủ cho hầu hết các tài liệu nhưng có thể hạn chế các tệp video hoặc tệp sáng tạo lớn. Notion cung cấp khả năng xử lý tệp mạnh mẽ hơn cho các tổ chức quản lý tài sản lớn.