Notion vs Trello

Notion nutzt flexible Datenbanken und verschachtelte Seiten, die von einem Block-Editor angetrieben werden. Diese Struktur ermöglicht es Notion, als komplexes Wiki, CRM und Projektmanager zu fungieren. Benutzer können Daten mithilfe von Verknüpfungen und Zusammenfassungen (Rollups) seitenübergreifend in Notion verlinken. Trello basiert auf der intuitiven Kanban-Methode: Listen von Karten, die von links nach rechts verschoben werden. Dieses einfache Layout macht Trello sofort verständlich, um Workflows und den Aufgabenfortschritt zu visualisieren. Die Kernphilosophie von Trello ist Einfachheit für die Aufgabenverfolgung; Notion konzentriert sich auf die Erstellung von Inhalten und Daten. Wenn Sie ein robustes Wiki benötigen, ist Notion die klare Wahl für umfangreichen Dokumentationsbedarf. Wenn eine schnelle Prozessvisualisierung entscheidend ist, bietet Trello unschlagbare Klarheit für Ihre Teams.

Notion bietet leistungsstarke Anpassungsmöglichkeiten, leidet aber unter einer steileren Lernkurve für Teams. Neue Benutzer benötigen Zeit, um die Datenbanken, Verknüpfungen und Berechtigungen in Notion zu verstehen. Trello wird für seine außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit gelobt und liefert schnell einen Mehrwert für das Unternehmen. Kunden berichten, dass 75 % der Organisationen, die Trello nutzen, bereits innerhalb von 30 Tagen einen Nutzen feststellen. Der einfache visuelle Workflow von Trello gewährleistet eine hohe Teamakzeptanz und erfordert nur minimale Schulungen. Der Blanko-Ansatz von Notion gewährt zwar Flexibilität, kann aber für weniger technisch versierte Benutzer zunächst überwältigend wirken.

Notion ist seit drei Jahren in Folge als die #1 Wissensbasis anerkannt. Der native Block-Editor und die Hierarchie eignen sich perfekt für die Erstellung umfassender, miteinander verknüpfter Team-Wikis. Organisationen nutzen Notion häufig, um all ihr verstreutes internes Wissen in einer einzigen Quelle zu konsolidieren. Trello ist nicht für tiefes Wissensmanagement oder die Organisation riesiger Dokumentationsbibliotheken konzipiert. Teams verwenden Trello-Karten, um aufgabenbezogene Dokumente oder kurze Notizen anstelle von strukturierten Seiten abzulegen. Wenn die Zentralisierung von institutionellem Wissen ein Projektziel ist, ist Notion der unangefochtene Champion für Ihre Organisation.

Trello verfügt über eine leistungsstarke, integrierte No-Code-Automatisierung auf jeder einzelnen Karte. Diese Regeln ermöglichen es Robotern, Karten zu verschieben oder Aufgaben zuzuweisen, selbst im kostenlosen Konto. Premium-Trello-Benutzer profitieren von unbegrenzten Workspace-Befehlsläufen für kontinuierliche Effizienz. Notion verwendet bedingte Formularlogik und Datenbankregeln für einige Automatisierungsabläufe. Allerdings liegt der Kernfokus von Notion auf Inhalten und nicht auf integrierter Workflow-Robotik wie bei Trello. Trello-Benutzer können Schritte automatisieren, um sich auf sinnvolle Arbeit statt auf manuelle administrative Routine zu konzentrieren.

Notion stellt jedem Teammitglied einen integrierten KI-Schreib- und Rechercheassistenten zur Verfügung. Es wird von G2 als das derzeit am besten bewertete KI-Schreibwerkzeug anerkannt. Notion AI kann Entwürfe erstellen, Dokumente zusammenfassen und komplexe Suchen im gesamten Workspace durchführen. Trello nutzt Atlassian Intelligence (KI) hauptsächlich, um unstrukturierte E-Mails und Chats in organisierte Aufgabenkarten umzuwandeln. Die KI in Trello fügt Zusammenfassungen und notwendige Links hinzu, um eine zügige Umwandlung von Kommunikation in Aktion zu gewährleisten. Notion bietet einen viel breiteren und tieferen Umfang an KI-Funktionalität innerhalb des Workspace selbst.

Notion bietet umfassende Funktionen für große Organisationen, beginnend mit der Business-Stufe. Dies umfasst erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Audit-Protokolle und Domain-Verifizierung. Der Enterprise-Plan von Notion fügt SCIM-Benutzerbereitstellung und spezielle Sicherheitsintegrationsunterstützung (DLP/SIEM) hinzu. Trello Enterprise bietet kostenloses SSO und Benutzerbereitstellung mithilfe von Atlassian Guard zur zentralen administrativen Kontrolle. Beide Tools skalieren gut, aber Notion legt Wert auf tiefere administrative und Compliance-Kontrollen für stark regulierte Umgebungen. Trello konzentriert seine Enterprise-Unterstützung auf 24/7-Admin-Hilfe für globale Teams.

Trello bietet Karten-Spiegelung, wodurch eine einzelne Aufgabenkarte auf mehreren Boards erscheinen kann. Manager können so auf einfache Weise einen Gesamtüberblick über eine einzelne Aufgabe in verschiedenen Abteilungsworkflows erhalten. Notion erfordert den Aufbau komplexer Datenbank-Verknüpfungen und Rollups, um überlappende Aufgaben effektiv zu verfolgen. Obwohl Notion leistungsstark ist, kann die Erstellung von Multi-Projekt-Übersichten für nicht-technische Manager schwierig sein. Trello's visueller Ansatz macht die gleichzeitige abteilungsübergreifende Aufgabenverfolgung von Haus aus viel einfacher.

Notion ermöglicht große Dateigrößen mit unbegrenztem Speicherplatz in kostenpflichtigen Plänen (bis zu 5 GB pro Datei). Dies eignet sich für große Mediendateien und macht Notion zu einem besseren Asset-Repository. Trello bietet unbegrenzten Speicherplatz, beschränkt jedoch einzelne Datei-Uploads in kostenpflichtigen Plänen auf 250 MB. Diese Grenze ist ausreichend für die meisten Dokumente, kann aber Video- oder große Kreativdateien einschränken. Notion bietet eine robustere Dateiverwaltungsfähigkeit für Organisationen, die sich mit großen Assets befassen.