Phần mềm Quản lý Dự án

Phần mềm quản lý dự án là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ, vì nó giúp quản lý dự án nhanh chóng và dễ dàng. Cả Squarespace và Trello đều có giao diện người dùng dễ sử dụng, làm cho việc quản lý dự án trở nên đơn giản. Hãy chắc chắn so sánh giá cả và tính năng trước khi đưa ra quyết định – có nhiều tùy chọn phần mềm trên thị trường để lựa chọn. Một số lựa chọn phổ biến nhất bao gồm Squarespace, Trello và Asana. Việc chọn đúng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng, vì có nhiều tùy chọn khác nhau. Hãy thực hiện nghiên cứu của bạn và chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn – với công cụ đúng, việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng!

Nhiều chức năng khác nhau được bao gồm trong phần mềm quản lý dự án. Một số tính năng là phổ biến, trong khi những tính năng khác thì không, tùy thuộc vào loại chương trình và nhà cung cấp. Dưới đây là một vài ví dụ về các đặc điểm phổ biến:

• – Quản lý nhiệm vụTính năng này cho phép người dùng tạo dự án và phân bổ chúng cho những người khác. Trong ứng dụng, người dùng cũng có thể theo dõi các cột mốc, trạng thái và hạn chót cho mỗi công việc.
• – Quản lý ngân sách và chi tiêuCông cụ quản lý ngân sách và chi tiêu cho phép người dùng thiết lập ngân sách (ví dụ, nhân sự, vật liệu) vào đầu mỗi dự án và theo dõi cả ngân sách và chi phí đã chi trong suốt quá trình dự án. Nếu các dự án tương tự đã được hoàn thành trước đó, các công cụ quản lý dự án cung cấp dữ liệu lịch sử có sẵn để hỗ trợ trong việc lập ngân sách cho các dự án đang diễn ra.
• – Quản lý tài nguyên và phân bổChức năng quản lý tài nguyên cho phép quản lý dự án đánh giá tính khả dụng của các tài nguyên (như nhân lực và vật liệu) trước khi phân bổ chúng cho các dự án cụ thể. Các đặc điểm về mỗi tài nguyên được cung cấp để hỗ trợ xác định cách chúng nên được phân phối, chẳng hạn như mô tả công việc của nhân viên hoặc chi phí tồn kho.
• – Biểu đồ GanttMỗi biểu đồ Gantt được cung cấp để mô tả thời gian của một dự án. Biểu đồ này có thể được sử dụng để xác định các nhiệm vụ, khung thời gian dự án và trạng thái nhiệm vụ.
• – Theo dõi thời gianChức năng theo dõi thời gian hỗ trợ các tổ chức trong việc giám sát chi phí lao động bằng cách yêu cầu nhân viên ghi lại thời gian đã dành cho mỗi nhiệm vụ. Chức năng này phổ biến nhất trong các dịch vụ kinh doanh nơi khách hàng được lập hóa đơn cho số giờ đã thực hiện. Nhân viên có thể ghi lại thời gian của họ bằng cách sử dụng bảng thời gian hoặc phương pháp khác, chẳng hạn như kết nối với phần mềm đồng hồ thời gian.
• – Hợp tácBởi vì người dùng thường cần trao đổi thông tin hoặc ý tưởng liên quan đến dự án, hợp tác đang trở nên ngày càng phổ biến trong phần mềm quản lý dự án. Chia sẻ tệp, đưa ra nhận xét về các dự án và cung cấp cập nhật tình trạng đều là những ví dụ về sự hợp tác. Một số phần mềm cung cấp một dòng thông tin kiểu mạng xã hội nơi người dùng có thể chia sẻ và bình luận về thông tin dự án.
• – Quản lý tài liệuNgười dùng có thể sử dụng chức năng quản lý tài liệu để lưu các tệp khác nhau liên quan đến các dự án nhất định. Họ cũng có thể dễ dàng chia sẻ với một số người dùng khác và chỉ định quyền truy cập, bao gồm quyền chỉ đọc hoặc chỉnh sửa.
• – Báo cáoBáo cáo giúp các giám đốc điều hành và khách hàng hiểu được tình trạng của một dự án. Các báo cáo có thể được chuẩn bị bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực chỉ bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh thông qua tính năng này. Báo cáo (hoặc thậm chí các công cụ báo cáo mở rộng) có thể có sẵn dưới một kế hoạch giá cao hơn tùy thuộc vào nhà cung cấp.