Gestão de Projetos

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Guia do comprador para software de gerenciamento de projetos

Muitas empresas têm projetos que vão desde tarefas básicas de uma pessoa até grandes iniciativas com vários componentes, equipes e orçamentos. Pode ser difícil controlar todas as partes de um projeto, e é aí que entra o software de gerenciamento de projetos.

Dados e estatísticas de gerenciamento de projetos

Estima-se que o mercado de software de gerenciamento de projeto baseado em nuvem alcance US $ 6.6 bilhões em 2026. Transparência na Pesquisa de Mercado é a fonte dessas informações.

O mercado mundial de ferramentas de gerenciamento de tarefas deve atingir US $ 4.3 bilhões até 2023, crescendo a uma taxa composta anual (CATR) de 13.7% entre 2018 e 2023.

Somente 58% of negócios devidamente compreender importância of projeto gestão. Sobre anterior cinco anos, 71% of organizações tem chegado mais ágil.

O que exatamente is Projeto Carreira Software (PMS)?

Projeto gestão Programas SIDA empresas in planejamento organização of projetos de concepção para conclusão.

Basic tarefa ferramentas para complicado sistemas passos o caminho disponível as soluções. 

Contabilidade faturamento, projeto planejamento, comunicação, recurso alocação, de outros capacidades variar Dependendo on 
Projeto gestão Programas pode be colocar na premissa (em empresa computadores), in dados centro (Onde companhia anfitriões Retém dados), or ambos.
Projeto gestão Programas is disponível in variedade of formas, variando de sem aplicações para no âmbito da empresa soluções. 
Asana Jira, Trello Monday, Campo de base passos o caminho de outros proeminente prestadores de serviços.

Projeto Portfólio Carreira vs Projeto Carreira (PPM)

Projeto pasta gestão is palavra usava frequentemente in projeto gestão indústria (PPM). 
Este Frases passos o caminho na maioria das vezes usava intercambiavelmente, embora lá is distinção entre Eles. 
Projeto gestão refere-se para administração of solteiro projeto com numeroso tarefas, enquanto PPM refere-se para gestão of vários tarefas (Isto é, pasta of projetos).

Existem oito diferenças entre gerenciamento de projetos e PPM, de acordo com as Iniciativas Estratégicas de Aprendizagem. Uma dessas diferenças é o método de gerenciamento de risco: o gerenciamento de projetos vê os riscos como perigos para os projetos, enquanto o PPM os vê como oportunidades. O gerenciamento de projetos é baseado em um prazo predeterminado para o cronograma de um projeto, enquanto o PPM não.

Software de gerenciamento de tarefas vs. Software de gerenciamento de projetos

Software de gerenciamento de tarefas é outra palavra frequentemente usada ao se falar com software de gerenciamento de projetos.

Em contraste com o software de gerenciamento de projetos, que se concentra em todos os elementos de um projeto, as ferramentas de gerenciamento de projetos se concentram apenas nas próprias tarefas. As soluções de listas de tarefas são apropriadas para empresas que não têm projetos específicos (ou não precisam de ferramentas especiais de gerenciamento de projetos), mas desejam uma solução automatizada para monitorar as atividades.

Características comuns de Projeto Carreira ferramentas

Muitas funções distintas estão incluídas no software de gerenciamento de projetos. Alguns recursos são comuns, enquanto outros não, dependendo do tipo de programa e provedor. Aqui estão alguns exemplos de características comuns:

  • Gerenciamento de tarefas: este recurso permite ao usuário criar projetos e alocá-los a outros. Dentro do aplicativo, os usuários também podem monitorar os marcos, status e prazos de cada trabalho.
  • Gerenciamento de orçamento e despesas: A ferramenta de gerenciamento de orçamento e despesas permite que os usuários estabeleçam orçamentos (por exemplo, pessoal, materiais) no início de cada projeto e monitorem o orçamento e os custos gastos durante a vida do projeto. Se projetos comparáveis ​​foram concluídos em segundo plano, as ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem dados históricos disponíveis para auxiliar no orçamento de projetos em andamento.
  • Gerenciamento de recursos e alocação: uma função de gerenciamento de recursos permite que o gerente de projeto avalie a disponibilidade de recursos (como pessoas e materiais) antes de alocá-los a projetos específicos. As características de cada recurso são fornecidas para ajudar a estabelecer como eles devem ser distribuídos, como a descrição do trabalho de um funcionário ou o custo do estoque.
  • Gráficos de Gantt: todos os gráficos de Gantt são fornecidos e representam a linha do tempo de um projeto. O gráfico pode ser usado para definir tarefas, cronograma do projeto e status das tarefas.
  • Controle de tempo: a função de controle de tempo auxilia as organizações no monitoramento de despesas de mão de obra, exigindo que os trabalhadores registrem a quantidade de tempo gasto em cada atribuição. Essa funcionalidade é mais popular em serviços comerciais em que o cliente é faturado pelas horas trabalhadas. Os funcionários podem registrar seu tempo usando um quadro de horários ou outra técnica, como a conexão com um software de relógio de ponto.
  • Colaboração: como os usuários geralmente precisam trocar ideias ou informações relacionadas ao projeto, a colaboração está se tornando cada vez mais difundida no software de gerenciamento de projetos. O compartilhamento de arquivos, a oferta de comentários sobre os projetos e a entrega de atualizações de status são exemplos de cooperação. Alguns softwares oferecem um feed de rede social em que os usuários podem compartilhar e comentar as informações do projeto.
  • Gerenciamento de documentos: os usuários podem utilizar a função de gerenciamento de documentos para salvar diferentes arquivos relacionados a determinados projetos. Eles também podem compartilhar facilmente com alguns outros usuários e especificar direitos de acesso, incluindo somente leitura ou editáveis.
  • Relatórios: os relatórios permitem que executivos e clientes entendam o status de um projeto. Os relatórios podem ser preparados usando dados em tempo real apenas usando modelos integrados ou personalizados usando esta funcionalidade. Relatórios (ou mesmo ferramentas de relatórios abrangentes) podem estar disponíveis sob um plano de preço mais alto, dependendo do provedor.

As vantagens mais importantes da ferramenta de gerenciamento de projetos

Existem várias vantagens em usar um software de gerenciamento de projeto, incluindo:

  • Fluxo de trabalho mais automatizado: o gerenciamento de projetos usa avisos embutidos e outros processos automatizados para evitar que as especificações do projeto se tornem muito demoradas. Alertas, por exemplo, podem ser gerados para lembrar os membros da equipe dos próximos prazos para certas tarefas.
  • Melhor gerenciamento de custos e orçamento do projeto: Muitos projetos têm um orçamento e os gerentes de projeto devem ser capazes de controlar suas despesas para permanecer dentro do orçamento. Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que os usuários especifiquem um orçamento e recebam notificações se o projeto estiver prestes a ultrapassar o orçamento.
  • Melhor cooperação da equipe e compartilhamento de documentos: Como uma equipe normalmente trabalha em um único projeto, a cooperação é essencial. Como resultado, as funções de comunicação e compartilhamento de documentos são frequentemente incluídas no software de gerenciamento de projetos. Um gerente de projeto pode dar um trabalho a um usuário e acompanhar o andamento dessa atribuição diretamente do programa. Os usuários também podem compartilhar documentos que podem ser prontamente editados por outras pessoas.
  • Melhor organização e processos muito mais consistentes: É fundamental para as empresas que trabalham em vários projetos comparáveis ​​(como vários projetos para o mesmo cliente) ter um procedimento consistente que possa ser gerenciado para diminuir o tempo necessário no rastreamento do projeto. Dependendo do escopo do trabalho, o software de gerenciamento de projetos contém modelos que podem ser utilizados inúmeras vezes, para que os usuários possam atualizar facilmente o padrão com qualquer nova informação. Além disso, todos os materiais relacionados ao projeto são consolidados, tornando os projetos mais estruturados.
  • Integração com outras plataformas: Muitas plataformas de gerenciamento de projetos, principalmente soluções baseadas em nuvem, podem ser integradas a outros sistemas e aplicativos. Eles geralmente são compatíveis com aplicativos do Microsoft Office, sistemas de contabilidade, software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), planejamento de recursos empresariais (ERP), aplicativos do Google e sites de redes sociais.

Como selecionar um software de gerenciamento de projetos

Existem vários sistemas de gerenciamento de projetos disponíveis, cada um com seu próprio conjunto de recursos e preços. Antes de adquirir o software, é fundamental examinar minuciosamente todas as suas possibilidades. Descrevemos quatro estágios críticos abaixo.

Compreender os requisitos da sua empresa

Você deve primeiro analisar suas expectativas e demandas antes de explorar os fornecedores. Obter a opinião de seu gerente de projeto ou de membros da equipe é uma abordagem excelente para fazer isso. Eles, por exemplo, têm gargalos em seus processos que podem ajudar os sistemas de gerenciamento de projetos? É sua intenção automatizar tarefas específicas? Como alternativa, sua empresa já tem uma abordagem de gerenciamento de projeto e deseja trocar de fornecedor?

Você também deve se certificar de que sua equipe de TI e executivos seniores parecem estar dispostos a implantar um sistema de gerenciamento de projetos.

Fazendo uma pequena lista

Depois de determinar seus objetivos para o software de gerenciamento de projetos, compile uma lista de fornecedores que melhor atendem aos seus requisitos. Para ajudá-lo a escolher o tipo de solução que procura, sugerimos fazer uma lista dos aspectos obrigatórios e agradáveis.

Além da funcionalidade, você deve pensar sobre as opções de implantação do fornecedor (por exemplo, local, nuvem), processos de implementação e suporte ao cliente.

Fazendo contato com comerciantes

Depois de restringir sua lista de fornecedores, é hora de contatá-los. Explique seus objetivos e as características que você busca em uma solução. Você também deve, se possível, buscar uma demonstração do programa com situações de dados reais. Demonstrações virtuais estão disponíveis com os fornecedores, mas também é útil perguntar se um fornecedor tem prazer em discutir com você em seu local de trabalho. Outra abordagem para avaliar o programa é participar de um teste gratuito, se houver um disponível. A maioria das empresas oferece um teste gratuito de 14 ou 30 dias.

Você também deve comparar as várias cotações de preços que obteve. Em uma categoria diferente abaixo, veremos os preços em mais detalhes.

Realizando due diligence

Depois de reduzir sua lista a dois ou três fornecedores, peça recomendações de clientes atuais ou anteriores. Embora os fornecedores frequentemente encaminhem você para clientes que deram as recomendações ou experiências mais maravilhosas, solicite para falar com clientes que estão no mesmo setor ou são do mesmo tamanho que a sua empresa. Você desejará examinar não apenas os benefícios do sistema ou provedor, mas também quaisquer problemas que o cliente tenha encontrado.

Preços do software de gerenciamento de projetos

Os fornecedores de software de gerenciamento de projetos geralmente empregam um de dois modelos de preço: planos mensais de hospedagem (nuvem) e licença vitalícia (local).

Aqui está uma visão mais detalhada de cada um.

Planos de assinatura - Uma taxa de assinatura mensal ou anual geralmente é cobrada pelo fornecedor quando o software é hospedado em seus sistemas (também conhecido como Software-as-a-Service). Isso é vantajoso para empresas que não desejam armazenar e manter seus dados. A estrutura básica de custos por usuário, por mês, geralmente depende do número de trabalhadores que utilizam o programa. A maioria dos fornecedores de software de gerenciamento de projeto fornece planos de assinatura escalonáveis, dependendo do número de indivíduos e dos recursos fornecidos em cada plano.

Algumas opções de assinatura são pré-pagas e podem ser canceladas a qualquer momento, mas outras podem exigir um compromisso.

O preço vitalício implica que a empresa hospede os dados em seus próprios servidores, portanto, a empresa só precisa cobrir esses custos uma vez. Ele poderia pagar uma taxa anual ao fornecedor para manutenção ou melhorias no produto. O preço vitalício pode ser uma escolha atraente para empresas preocupadas com a proteção de dados ou com requisitos complicados (por exemplo, grandes organizações).

Dificuldades do software de gerenciamento de projetos

Embora um sistema de gerenciamento de projetos ofereça vantagens, também apresenta desvantagens, como:

  • Obtenção de suporte de partes interessadas cruciais: obter a aprovação de executivos seniores, TI, gerentes e usuários é crucial ao adquirir software. No entanto, essas partes interessadas críticas podem ser avessas ou preocupadas com esse sistema de gerenciamento de projetos. Por exemplo, a TI pode se preocupar com a segurança dos dados se a solução for hospedada por um fornecedor, ou eles podem não querer a responsabilidade de hospedar e dar suporte ao software no local.
  • Os altos executivos podem hesitar em gastar dinheiro apenas em uma solução se não houver recompensa. Além disso, os indivíduos e as equipes do projeto podem relutar em um programa se estiverem acostumados a lidar com seus projetos de certa maneira.
  • Apenas algumas características são necessárias, no máximo: Algumas empresas, especialmente as pequenas, podem simplesmente precisar de dois ou três recursos básicos e podem não precisar de um software de gerenciamento de projetos complexo. No entanto, alguns fornecedores de software oferecem uma variedade de opções de preço que podem ser ajustadas para cima ou para baixo. O objetivo é determinar quais características são críticas para a empresa.
  • Problemas com a execução: os sistemas de gerenciamento de projetos auxiliam os usuários no gerenciamento de projetos, mas não substituem a obrigação do gerente de garantir que os cronogramas sejam cumpridos e as tarefas sejam concluídas. Mesmo com lembretes automáticos, um membro da equipe pode não conseguir terminar um trabalho antes do prazo.
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