Projectbeheer

In deze Pipedrive review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Sellsy review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor-en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Basecamp review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Agile CRM review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Wrike review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Nifty review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Teamwork review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Hive review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze ClickUp review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Infinity review vindt u meer informatie over de functies, de prijs, de voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Trello review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

In deze Monday.com review vindt u meer informatie over de functies, prijzen, voor- en nadelen en waarom u zou moeten overwegen het te gebruiken.

Koopgids voor Project Management Software

Veel bedrijven hebben projecten, variërend van basistaken voor één persoon tot grote initiatieven met verschillende onderdelen, teams en budgetten. Het kan moeilijk zijn om alle onderdelen van een project bij te houden, en dit is waar projectmanagementsoftware in het spel komt.

Projectbeheer Gegevens en statistieken

De markt voor cloud-gebaseerde projectmanagementsoftware zal tegen 2026 naar schatting $6,6 miljard bedragen. Transparency Market Research is de bron van deze informatie.

De wereldwijde markt voor taakbeheerinstrumenten zal tegen 2023 naar verwachting $4,3 miljard bedragen, en tussen 2018 en 2023 met 13,7 procent samengestelde jaarlijkse groei (CATR).

Alleen 58% van bedrijven goed begrijpen de belang van project management. Over de vorige vijf jaren, 71% van organisaties hebben gekregen meer behendig.

Wat precies is Project Beheer Software (PMS)?

Project management software aids bedrijven in de planning en organisatie van projecten van conceptie naar conclusie.

Basis taak gereedschap naar ingewikkeld systemen zijn beschikbaar als oplossingen. 

Boekhouding en facturatie, project planning, communicatie, bron toewijzing, en andere capaciteiten variëren afhankelijk van op de programma. 
Project management software mei zijn. zet on-premise (op de van het bedrijf computers), in de gegevens center (waar de bedrijf hosts en behoudt de gegevens), of allebei.
Project management software is beschikbaar in variëteit van vormen, variërend van gratis toepassingen naar bedrijfsniveau oplossingen. 
Asana, Jira, Trello, Maandag, en Basecamp zijn andere prominent leveranciers.

Project Portefeuille Beheer vs. Project Beheer (PPM)

Project portfolio management is woord gebruikt vaak in de project management industrie (PPM). 
Deze zinnen zijn meestal gebruikt door elkaar, hoewel daar is onderscheiding tussen hen. 
Project management verwijst naar de administratie van single project met talrijke taken, terwijl PPM verwijst naar de management van verschillende taken (d.w.z., portfolio van projecten).

Er zijn acht verschillen tussen projectmanagement en PPM, volgens Learning Strategic Initiatives. Eén van deze verschillen is de risicomanagementmethode: projectmanagement ziet risico's als gevaren voor projecten, terwijl PPM ze ziet als kansen. Projectmanagement is gebaseerd op een vooraf bepaald tijdsbestek voor de timing van een project, terwijl PPM dat niet is.

Software voor taakbeheer vs. software voor projectbeheer

Taakbeheersoftware is een ander woord dat vaak wordt gebruikt wanneer men het over projectbeheersoftware heeft.

In tegenstelling tot projectmanagementsoftware, die zich richt op alle elementen van een project, concentreren projectmanagementtools zich alleen op de taken zelf. Takenlijstoplossingen zijn geschikt voor bedrijven die geen specifieke projecten hebben (of geen speciale projectbeheertools nodig hebben), maar een geautomatiseerde oplossing willen om activiteiten te controleren.

Gemeenschappelijke kenmerken van Project Beheer gereedschap

Projectbeheersoftware bevat veel verschillende functies. Sommige kenmerken zijn gemeenschappelijk, andere niet, afhankelijk van het soort programma en de leverancier. Hier zijn een paar voorbeelden van gemeenschappelijke kenmerken:

  • Taakbeheer: Met deze functie kan de gebruiker projecten aanmaken en deze aan anderen toewijzen. Binnen de app kunnen gebruikers ook de mijlpalen, statussen en deadlines van elk werk controleren.
  • Beheer van budgetten en uitgaven: Met het instrument voor budget- en uitgavenbeheer kunnen gebruikers bij de start van elk project budgetten vaststellen (b.v. voor personeel, materiaal) en zowel het budget als de bestede kosten gedurende de looptijd van het project bewaken. Indien vergelijkbare projecten op de achtergrond zijn voltooid, geven projectmanagementtools historische gegevens beschikbaar om te helpen bij de budgettering voor lopende projecten.
  • Beheer van middelen en toewijzing: Een functie voor het beheer van middelen stelt de projectmanager in staat de beschikbaarheid van middelen (zoals mensen en materialen) te beoordelen alvorens deze aan bepaalde projecten toe te wijzen. Er worden kenmerken van elk middel gegeven om te helpen bepalen hoe ze moeten worden verdeeld, zoals de functiebeschrijving van een werknemer of de voorraadkosten.
  • Gantt-grafieken: Er is een Gantt-diagram dat de tijdlijn van een project weergeeft. De grafiek kan worden gebruikt om taken, projecttijdschema's en taakstatussen te definiëren.
  • Tijdregistratie: De functie voor het bijhouden van de tijd helpt organisaties bij het controleren van de arbeidsuitgaven door van de werknemers te eisen dat zij de aan elke opdracht bestede tijd registreren. Deze functie is het populairst bij zakelijke dienstverlening waarbij de klant wordt gefactureerd voor de gemaakte uren. Werknemers kunnen hun tijd registreren met behulp van een timesheet of een andere techniek, zoals aansluiting op prikkloksoftware.
  • Samenwerking: Omdat gebruikers vaak projectgerelateerde informatie of ideeën moeten uitwisselen, wordt samenwerking steeds gebruikelijker in projectbeheersoftware. Het delen van bestanden, het geven van commentaar op projecten en het leveren van statusupdates zijn allemaal voorbeelden van samenwerking. Sommige software biedt een feed in de stijl van een sociaal netwerk waar gebruikers projectinformatie kunnen delen en becommentariëren.
  • Documentbeheer: Gebruikers kunnen de documentbeheerfunctie gebruiken om verschillende bestanden met betrekking tot bepaalde projecten op te slaan. Ze kunnen ze ook gemakkelijk delen met andere gebruikers en toegangsrechten specificeren, zoals alleen-lezen of bewerkbaar.
  • Rapportage: Rapportage laat leidinggevenden en klanten de status van een project begrijpen. Rapporten kunnen worden opgesteld met behulp van real-time gegevens, gewoon met behulp van ingebouwde of op maat gemaakte sjablonen met deze functionaliteit. Rapportage (of zelfs uitgebreide rapportagetools) kunnen beschikbaar zijn onder een hoger prijsplan, afhankelijk van de leverancier.

De belangrijkste voordelen van Project Management Tool

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van projectbeheersoftware, waaronder:

  • Meer geautomatiseerde workflow: Projectbeheer maakt gebruik van ingebouwde waarschuwingen en andere geautomatiseerde processen om ervoor te zorgen dat het bijhouden van projectspecificaties niet te tijdrovend wordt. Er kunnen bijvoorbeeld waarschuwingen worden gegenereerd om personeelsleden te herinneren aan naderende deadlines voor bepaalde taken.
  • Beter projectkosten- en budgetbeheer: Veel projecten hebben een budget, en projectmanagers moeten hun uitgaven kunnen beheersen om binnen het budget te blijven. Met sommige projectmanagementtools kunnen gebruikers een budget specificeren en meldingen krijgen als het project het budget dreigt te overschrijden.
  • Betere samenwerking binnen het team en het delen van documenten: Omdat een team normaal gesproken aan één project werkt, is samenwerking essentieel. Daarom zijn functies voor communicatie en het delen van documenten vaak opgenomen in projectbeheersoftware. Een projectmanager kan een gebruiker een opdracht geven en de voortgang van die opdracht rechtstreeks vanuit het programma volgen. Gebruikers kunnen ook documenten delen die gemakkelijk door anderen kunnen worden bewerkt.
  • Betere organisatie en veel consistentere processen: Voor bedrijven die aan talrijke vergelijkbare projecten werken (zoals verschillende projecten voor dezelfde klant) is het van cruciaal belang dat zij een consistente procedure hebben die kan worden beheerd om de tijd die nodig is voor het bijhouden van projecten te verminderen. Afhankelijk van de omvang van het werk bevat projectmanagementsoftware sjablonen die talloze malen kunnen worden gebruikt, zodat gebruikers het stramien gemakkelijk kunnen bijwerken met eventuele nieuwe informatie. Bovendien worden alle projectgerelateerde materialen geconsolideerd, waardoor projecten meer gestructureerd worden.
  • Integratie met andere platforms: Veel projectmanagementplatforms, met name cloudgebaseerde oplossingen, kunnen worden geïntegreerd met andere systemen en apps. Ze zijn vaak compatibel met Microsoft Office-toepassingen, boekhoudsystemen, software voor klantenrelatiebeheer (CRM), enterprise resource planning (ERP), Google-apps en sociale netwerksites.

Hoe kiest u een projectbeheersoftware?

Er zijn verschillende projectbeheersystemen beschikbaar, elk met zijn eigen kenmerken en prijzen. Voordat u software aanschaft, is het van groot belang dat u alle mogelijkheden grondig onderzoekt. We hebben hieronder vier belangrijke stappen beschreven.

Inzicht in de eisen van uw bedrijf

U moet eerst uw verwachtingen en eisen analyseren voordat u aanbieders gaat onderzoeken. Het verkrijgen van input van hun projectmanager of teamleden is een uitstekende aanpak om dit te doen. Hebben zij bijvoorbeeld knelpunten in hun processen waar projectmanagementsystemen bij zouden kunnen helpen? Is het hun bedoeling om bepaalde taken te automatiseren? Of heeft uw bedrijf al een projectmanagementaanpak en wilt u overstappen naar een andere leverancier?

U moet er ook voor zorgen dat uw IT-personeel en hogere kaderleden het eens lijken te zijn met de invoering van een projectbeheersysteem.

Een korte lijst maken

Nadat u uw doelstellingen voor projectmanagementsoftware hebt bepaald, stelt u een lijst samen van aanbieders die het best aan uw eisen voldoen. Om u te helpen de oplossing te kiezen die u zoekt, raden wij u aan een lijst te maken van de "must-have" en "nice-to-have" aspecten.

Afgezien van de functionaliteit moet u ook denken aan de keuze van de leverancier voor implementatie (bv. on-premise, cloud), implementatieprocessen en klantenondersteuning.

Contacten leggen met handelaars

Zodra u uw lijst van leveranciers hebt beperkt, is het tijd om contact met hen op te nemen. Leg uit wat uw doelstellingen zijn en welke kenmerken u in een oplossing zoekt. U moet ook, indien mogelijk, een demo van het programma krijgen met echte gegevenssituaties. Virtuele demo's zijn beschikbaar bij verkopers, maar het is ook nuttig om te informeren of een verkoper bereid is om met u te discussiëren op uw werkplek. Een andere manier om het programma te evalueren is deel te nemen aan een gratis proefperiode, als die beschikbaar is. De meeste bedrijven bieden een 14-daagse of 30-daagse gratis proefperiode.

U moet ook de verschillende prijsoffertes die u hebt gekregen vergelijken. In een andere categorie hieronder gaan we dieper in op de prijsstelling.

Uitvoeren van due diligence

Zodra u uw lijst tot twee of drie aanbieders hebt beperkt, vraag dan om aanbevelingen van huidige of vroegere klanten. Hoewel leveranciers u vaak zullen doorverwijzen naar klanten die u de beste aanbevelingen of ervaringen hebben gegeven, moet u vragen om te praten met klanten die in dezelfde sector zitten of even groot zijn als uw bedrijf. U zult niet alleen de voordelen van het systeem of de leverancier willen onderzoeken, maar ook eventuele problemen die de klant heeft ondervonden.

Prijzen van projectbeheersoftware

Verkopers van projectbeheersoftware hanteren vaak een van de volgende twee prijsmodellen: maandelijkse hostingplannen (cloud) en levenslange licenties (on-premise).

Hier is een nadere blik op elk.

Abonnementsplannen - De verkoper rekent vaak een maandelijks of jaarlijks abonnementsgeld wanneer de software op hun systemen wordt gehost (ook bekend als Software-as-a-Service). Dit is voordelig voor bedrijven die hun gegevens niet willen opslaan en bewaren. De basiskostenstructuur per gebruiker, per maand, en is vaak afhankelijk van het aantal werknemers dat gebruik maakt van het programma. De meeste leveranciers van projectmanagementsoftware bieden schaalbare abonnementsplannen, afhankelijk van het aantal personen en de functies die in elk plan zijn voorzien.

Sommige abonnementsformules zijn pay-as-you-go en kunnen op elk moment worden opgezegd, maar voor andere is een verbintenis nodig.

Lifetime pricing houdt in dat het bedrijf de gegevens op zijn eigen servers host, zodat het bedrijf deze kosten slechts één keer hoeft te dragen. Het kan de verkoper een jaarlijkse vergoeding betalen voor onderhoud of productverbeteringen. Lifetime pricing kan een aantrekkelijke keuze zijn voor bedrijven die zich zorgen maken over gegevensbescherming of die ingewikkelde eisen hebben (bv. grote organisaties).

Moeilijkheden van projectbeheersoftware

Hoewel een projectbeheersysteem voordelen biedt, heeft het ook nadelen, zoals:

  • Verkrijgen van steun van cruciale belanghebbenden: Het verkrijgen van goedkeuring van senior executives, IT, managers en gebruikers is van cruciaal belang bij de aanschaf van software. Deze cruciale belanghebbenden kunnen echter afkerig staan tegenover of bezorgd zijn over een dergelijk projectbeheersysteem. IT kan bijvoorbeeld bezorgd zijn over de veiligheid van gegevens als de oplossing wordt gehost door een leverancier, of ze willen misschien niet de plicht van hosting en ondersteuning van de software on-premise.
  • Topmanagers kunnen aarzelen om geld uit te geven aan een oplossing als die geen rendement oplevert. Bovendien kunnen projectindividuen en -teams terughoudend staan tegenover een programma als zij gewend zijn hun projecten op een bepaalde manier aan te pakken.
  • Er zijn hoogstens enkele kenmerken vereist: Sommige bedrijven, vooral kleine bedrijven, hebben misschien slechts twee of drie basismogelijkheden nodig en hebben geen behoefte aan complexe projectbeheersoftware. Sommige softwareleveranciers bieden echter verschillende prijsopties die naar boven of beneden kunnen worden bijgesteld. Het doel is te bepalen welke kenmerken voor het bedrijf van kritiek belang zijn.
  • Problemen met de uitvoering: Projectmanagementsystemen helpen gebruikers bij het beheren van projecten, maar ze vervangen niet de verplichting van de manager om ervoor te zorgen dat planningen worden nageleefd en taken worden voltooid. Zelfs met automatische herinneringen kan het gebeuren dat een teamlid een taak niet afkrijgt voor de deadline.
nl_NLNederlands
Ciroapp
Logo
Registratie inschakelen in instellingen - algemeen