プロジェクトマネジメント

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プロジェクトマネジメントソフトウェア バイヤーズガイド

多くの企業では、一人で行う基本的な作業から、さまざまな構成要素、チーム、予算を伴う大規模な取り組みまで、さまざまなプロジェクトが行われています。プロジェクトのすべての部分を把握するのは難しいかもしれませんが、ここでプロジェクト管理ソフトウェアの出番です。

プロジェクトマネジメント データと統計

クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアの市場は、2026年までに$6億円に達すると予測されています。トランスペアレンシーマーケットリサーチ社がこの情報を提供しています。

世界のタスク管理ツール市場は、2018年から2023年の間に年平均成長率(CATR)13.7%で成長し、2023年には$43億円に達すると予想されています。

だけです。 58% の ビジネス ちゃんと 理解 は 重要性 の プロジェクト の管理を行っています。 オーバー は 前 ファイブ 年です。 71% の 組織 を持っています。 ゲット より アジャイルです。

何が まさに です。 プロジェクト マネジメント ソフトウェア (PMS)?

プロジェクト マネジメント ソフトウェア エイズ 企業 で は 企画 そして 組織 の プロジェクト からです。 コンセプション にしています。 の結論です。

ベーシック タスク ツール にしています。 複雑 システム は 利用可能 として ソリューションを提供しています。 

会計 そして の請求書を発行します。 プロジェクト を企画しました。 の通信を行います。 リソース の割り当てを行います。 そして その他 能力 バラバラ 応じて で は のプログラムである。 
プロジェクト マネジメント ソフトウェア かもしれない です。 put オンプレミス (オン は 会社の コンピューター)を使用しています。) で は データ センター (どこで は 会社 ホスト そして リターン は データ)を作成しました。) または の両方に対応しています。
プロジェクト マネジメント ソフトウェア です。 利用可能 で バラエティ の の形をしています。 レンジング からです。 フリー アプリケーション にしています。 エンタープライズ・レベル ソリューションを提供しています。 
アーサナ ジラです。 Trelloです。 月曜日。 そして ベースキャンプ は その他 著名 プロバイダーになります。

プロジェクト ポートフォリオ マネジメント vs. プロジェクト マネジメント (PPM)

プロジェクト ポートフォリオ マネジメント です。 ワード 中古 よく で は プロジェクト マネジメント インダストリー (PPM)と呼ばれています。 
これらの フレーズ は ほとんど 中古 を交換することができます。 とはいえ そこ です。 区別 の間に と言っています。 
プロジェクト マネジメント 参照 にしています。 は アドミニストレーション の シングル プロジェクト で 多数 タスクがあります。 一方 PPM 参照 にしています。 は マネジメント の いくつか タスク (`・ω・´)ゞ ポートフォリオ の のプロジェクトに参加しています。)

Learning Strategic Initiativesによると、プロジェクトマネジメントとPPMには8つの違いがあるという。その違いの1つはリスク管理の方法で、プロジェクトマネジメントはリスクをプロジェクトの危険と捉えるのに対し、PPMはチャンスと捉える。また、プロジェクトマネジメントは、プロジェクトのタイミングをあらかじめ決めておくことが基本ですが、PPMはそうではありません。

タスク管理ソフトとプロジェクト管理ソフトの比較

タスク管理ソフトウェアは、プロジェクト管理ソフトウェアと同様に、よく使われる言葉です。

プロジェクトのすべての要素に焦点を当てるプロジェクト管理ソフトウェアとは対照的に、プロジェクト管理ツールは、タスクそのものに焦点を当てます。タスクリストのソリューションは、特定のプロジェクトを持たない(あるいは特別なプロジェクト管理ツールを必要としない)企業が、活動を監視するための自動化されたソリューションを求める場合に適しています。

の共通点 プロジェクト マネジメント ツール

プロジェクト管理ソフトウェアには、さまざまな機能が搭載されています。プログラムの種類や提供者によって、共通の機能もあれば、そうでないものもあります。ここでは、共通する特徴の例をいくつかご紹介します。

  • タスク管理。この機能により、ユーザーはプロジェクトを作成し、他のユーザーに割り当てることができます。アプリ内では、各作業のマイルストーン、ステータス、期限を監視することもできます。
  • 予算と支出の管理予算・支出管理ツールでは、各プロジェクトの開始時に予算(スタッフ、材料など)を設定し、プロジェクト期間中に使用された予算とコストの両方を監視することができます。バックグラウンドで同等のプロジェクトが完了している場合、プロジェクト管理ツールは、進行中のプロジェクトの予算編成を支援するための過去のデータを提供します。
  • リソースの管理と割り当てリソース管理機能とは、プロジェクトマネージャーが特定のプロジェクトにリソースを配分する前に、人材や資材などのリソースの利用可能性を評価する機能です。各リソースに関する特徴は、従業員の職務内容や在庫コストなど、リソースの配分方法を確立するために提供される。
  • ガントチャート。ガントチャートは、プロジェクトのタイムラインを示すものです。このチャートは、タスク、プロジェクトのタイムフレーム、タスクのステータスを定義するために使用できます。
  • タイムトラッキングタイムトラッキング機能は、従業員が各課題に費やした時間を記録することで、組織が人件費を監視するのに役立ちます。この機能は、作業時間に応じて顧客に請求書を発行するビジネス・サービスで最もよく使われる。従業員は、タイムシートを使って時間を記録することもできるし、タイムクロック・ソフトウェアに接続するなど、別の方法で時間を記録することもできる。
  • コラボレーションプロジェクトに関連する情報やアイデアをユーザー同士で交換する必要があるため、プロジェクト管理ソフトウェアではコラボレーションがますます普及しています。ファイルの共有、プロジェクトに対するコメントの提供、ステータスアップデートの配信などは、すべてコラボレーションの一例です。一部のソフトウェアでは、ユーザーがプロジェクト情報を共有したりコメントしたりできる、ソーシャルネットワーク形式のフィードを提供しています。
  • ドキュメント管理。ユーザーは、ドキュメント管理機能を利用して、特定のプロジェクトに関連するさまざまなファイルを保存することができます。また、他のユーザーと簡単に共有したり、読み取り専用や編集可能などのアクセス権を指定することもできます。
  • レポーティングレポートを作成することで、役員や顧客はプロジェクトの状況を把握することができます。レポートは、リアルタイムのデータを使用して、この機能を使った内蔵または特注のテンプレートを使って作成することができます。レポーティング(または広範なレポーティングツール)は、プロバイダーによっては、より高い料金プランで利用できる場合があります。

プロジェクト管理ツールの最も重要な利点

プロジェクト管理ソフトを使うことで、以下のような様々なメリットがあります。

  • より自動化されたワークフロー。プロジェクト管理では、警告やその他の自動化されたプロセスが組み込まれており、プロジェクトの詳細を把握するのに時間がかかりすぎないようになっています。例えば、スタッフに特定のタスクの締め切りが迫っていることを知らせるアラートを生成することができます。
  • プロジェクトのコストと予算管理の改善多くのプロジェクトには予算が設定されており、プロジェクトマネージャーは予算内に収めるために支出を管理しなければなりません。プロジェクト管理ツールの中には、ユーザーが予算を指定し、プロジェクトが予算を超過しそうな場合に通知を受けることができるものがあります。
  • チームの協力体制とドキュメントの共有が向上。通常、チームで1つのプロジェクトに取り組むため、連携が不可欠です。そのため、プロジェクト管理ソフトには、コミュニケーション機能やドキュメント共有機能が搭載されていることが多い。プロジェクトマネージャーは、あるユーザーに仕事を与え、その進捗状況をプログラムから直接確認することができる。また、他の人が編集可能な書類を共有することもできます。
  • より良い組織とはるかに一貫性のあるプロセス。同種のプロジェクト(同じ顧客のための複数のプロジェクトなど)を数多く手がける企業にとって、プロジェクトのトラッキングに要する時間を短縮するために、管理可能な一貫した手順を持つことは非常に重要です。プロジェクト管理ソフトウェアには、業務の範囲に応じて何度も利用できるテンプレートが用意されており、ユーザーは新しい情報があれば簡単にパターンを更新することができます。さらに、プロジェクトに関連するすべての資料が統合され、プロジェクトがより構造的になります。
  • 他のプラットフォームとの統合。多くのプロジェクト管理プラットフォーム、特にクラウドベースのソリューションは、他のシステムやアプリケーションとの統合が可能です。Microsoft Officeアプリケーション、会計システム、顧客関係管理(CRM)ソフトウェア、エンタープライズリソースプランニング(ERP)、Googleアプリ、ソーシャルネットワーキングサイトなどと互換性がある場合が多いです。

プロジェクト管理ソフトの選び方

プロジェクト管理システムにはいくつかの種類があり、それぞれに機能や価格が異なります。ソフトウェアを導入する前に、すべての可能性を徹底的に検討することが重要です。ここでは、4つの重要な段階をご紹介します。

自社の要求を理解する

業者を探す前に、まず自分の期待や要望を分析する必要があります。そのためには、自社のプロジェクトマネージャーやチームメンバーから意見を聞くのが良い方法です。例えば、プロジェクト管理システムが支援できるようなボトルネックがあるのか?特定のタスクを自動化することを意図しているのか?あるいは、すでにプロジェクトマネジメントを導入していて、ベンダーを変更しようとしている場合もある。

また、IT担当者や上級管理職がプロジェクト管理システムの導入に賛成しているかどうかも確認する必要があります。

ショートリストの作成

プロジェクト管理ソフトウェアの目的が決まったら、要件に最も適したプロバイダーのリストを作成します。自分が求めるソリューションを選ぶために、必要なものと必要でないものをリストアップすることをお勧めします。

機能だけでなく、ベンダーの導入方法の選択肢(オンプレミス、クラウドなど)、導入プロセス、カスタマーサポートなどについても考える必要があります。

マーチャントとの接点

サプライヤーを絞り込むことができたら、いよいよ連絡を取りましょう。その際には、自分の目的やソリューションに求める特性を説明します。また、可能であれば、実際のデータを使ったプログラムのデモを求めるべきでしょう。バーチャルデモはベンダーから提供されていますが、ベンダーがあなたの職場で喜んで相談に乗ってくれるかどうか問い合わせてみるのも有益です。プログラムを評価するもう一つの方法は、無料のトライアルがある場合はそれに参加することです。ほとんどの企業が、14日間または30日間の無料トライアルを提供しています。

また、様々な価格設定の見積もりを比較してみてください。以下の別のカテゴリーでは、価格についてさらに詳しく説明しています。

デューディリジェンスの実施

2〜3社に絞り込んだら、現在または過去の顧客に推薦を依頼してみましょう。サプライヤーは、素晴らしい推薦や経験をしたお客様を紹介してくれることが多いですが、あなたの会社と同じ業種や同じ規模のお客様に話を聞いてみましょう。システムやプロバイダーの利点だけでなく、顧客が遭遇した問題点についても検討する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアの価格

プロジェクト管理ソフトウェアのベンダーは、月額制のホスティングプラン(クラウド)とライフタイムライセンス(オンプレミス)の2つの価格モデルのいずれかを採用していることが多い。

ここでは、それぞれを詳しくご紹介します。

サブスクリプション・プラン - ソフトウェアがベンダーのシステムでホストされている場合、月額または年額のサブスクリプション料がベンダーから請求されることが多い(Software-as-a-Serviceとも呼ばれる)。これは、データを保存・保管したくない企業にとっては有利な制度です。基本的なコスト構造は、各ユーザーごとの月額制で、プログラムを利用する従業員の数に依存することが多い。ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェア・サプライヤーは、個人の数と各プランで提供される機能に応じて、拡張可能なサブスクリプション・プランを提供しています。

サブスクリプション・オプションには、いつでも解約できる従量制のものもあれば、契約が必要なものもあります。

ライフタイム・プライシングでは、企業が自社のサーバーでデータをホスティングするため、企業はこれらのコストを一度だけ負担すればよい。また、メンテナンスや製品改良のためにベンダーに年会費を支払うことも可能です。ライフタイム・プライシングは、データ保護を心配する企業や複雑な要件を持つ企業(大企業など)にとって魅力的な選択肢となるだろう。

プロジェクト管理ソフトの難しさ

プロジェクト管理システムはメリットがある反面、次のようなデメリットもあります。

  • 重要なステークホルダーからの支持を得る。ソフトウェアを導入する際には、経営幹部、IT部門、マネージャー、ユーザーの承認を得ることが重要です。しかし、これらの重要なステークホルダーが、このようなプロジェクト管理システムを嫌がったり、懸念したりする場合もあります。例えば、IT部門は、ソリューションがベンダーによってホストされている場合、データのセキュリティを懸念するかもしれませんし、ソフトウェアをオンプレミスでホストし、サポートする義務を負いたくないかもしれません。
  • 経営トップは、ペイオフがない場合、単なる解決策にお金を使うことをためらうかもしれません。さらに、プロジェクト担当者やチームは、特定の方法でプロジェクトを処理することに慣れていると、プログラムに消極的になるかもしれません。
  • 必要なのはせいぜいいくつかの特性だけ:企業によっては、特に小規模な企業では、単に2つか3つの基本的な機能が必要なだけで、複雑なプロジェクト管理ソフトウェアは必要ないかもしれない。しかし、ソフトウェア・サプライヤーの中には、上下に調整可能な様々な価格オプションを提供しているところもあります。目的は、企業にとって重要な特性を見極めることである。
  • 実行に関する問題。プロジェクト管理システムは、ユーザーのプロジェクト管理を支援しますが、スケジュールが守られ、タスクが完了していることを確認するマネージャーの義務に取って代わるものではありません。自動リマインダーがあっても、チームメンバーが期限までに仕事を終わらせられないことがあります。
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