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Guide d'achat pour les logiciels de gestion de projet

De nombreuses entreprises ont des projets allant des tâches de base d'une seule personne à des initiatives majeures avec divers composants, équipes et budgets. Il peut être difficile de suivre toutes les parties d'un projet, et c'est là qu'intervient le logiciel de gestion de projet.

Gestion de projet Données et statistiques

Le marché des logiciels de gestion de projet basés sur le cloud devrait atteindre 6.6 milliards de dollars d'ici 2026. La recherche sur le marché de la transparence est la source de ces informations.

Le marché mondial des outils de gestion des tâches devrait atteindre 4.3 milliards de dollars d'ici 2023, avec une croissance à un taux annuel composé (CATR) de 13.7% entre 2018 et 2023.

Seulement 58 % of entreprises correctement comprendre le importance of projet la gestion. Plus de le précédent cinq année, 71 % of organisations avez Obtenu PLUS agile.

Quoi exactement is Projet Direction Progiciel (PMS) ?

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Comptabilité et facturation, projet Planification, la communication, ressource allocation, et l’ensemble capacités varier en fonction on le .

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Asana, Jira, Trello, Monday, et Basecamp est l’ensemble important prestataires de services.

Projet Portfolio Direction vs. Projet Direction (PPM)

Projet portfolio gestion is a mot d'utiliser souvent in le projet gestion INDUSTRIE (PPM).

Ces les expressions clés est la plupart d'utiliser de manière interchangeable, bien que là is a distinction jusqu'à XNUMX fois Eux.

Projet gestion se réfère à le administration of a unique projet avec nombreux Tâches, tout en PPM se réfère à le gestion of plusieurs tâches (c'est à dire, a portfolio of projets).

Il existe huit différences entre la gestion de projet et la PPM, selon les initiatives stratégiques d'apprentissage. L'une de ces différences est la méthode de gestion des risques : la gestion de projet considère les risques comme des dangers pour les projets, tandis que PPM les considère comme des opportunités. La gestion de projet est basée sur un calendrier prédéterminé pour le calendrier d'un projet, alors que le PPM ne l'est pas.

Logiciel de gestion des tâches vs logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion des tâches est un autre mot souvent utilisé lorsqu'on parle de logiciel de gestion de projet.

Contrairement aux logiciels de gestion de projet, qui se concentrent sur tous les éléments d'un projet, les outils de gestion de projet se concentrent uniquement sur les tâches elles-mêmes. Les solutions de listes de tâches conviennent aux entreprises qui n'ont pas de projets particuliers (ou n'ont pas besoin d'outils de gestion de projet spéciaux) mais qui souhaitent une solution automatisée pour surveiller les activités.

Caractéristiques communes de Projet Direction outils

De nombreuses fonctions distinctes sont incluses dans le logiciel de gestion de projet. Certaines fonctionnalités sont courantes, tandis que d'autres ne le sont pas, selon le type de programme et de fournisseur. Voici quelques exemples de caractéristiques communes :

Gestion des tâches : Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur de créer des projets et de les attribuer à d'autres. Dans l'application, les utilisateurs peuvent également surveiller les jalons, les statuts et les délais de chaque travail.
Gestion du budget et des dépenses : L'outil de gestion du budget et des dépenses permet aux utilisateurs d'établir des budgets (par exemple, personnel, matériel) au début de chaque projet et de surveiller à la fois le budget et les coûts dépensés pendant la durée de vie du projet. Si des projets comparables ont été réalisés en arrière-plan, les outils de gestion de projet fournissent des données historiques disponibles pour aider à la budgétisation des projets en cours.
Gestion des ressources et allocation : Une fonction de gestion des ressources permet au chef de projet d'évaluer la disponibilité des ressources (telles que les personnes et les matériaux) avant de les allouer à des projets particuliers. Les caractéristiques de chaque ressource sont fournies pour aider à établir comment elles doivent être distribuées, telles que la description de poste d'un employé ou le coût des stocks.
Diagrammes de Gantt : chaque diagramme de Gantt est fourni et représente la chronologie d'un projet. Le graphique peut être utilisé pour définir les tâches, le calendrier du projet et les statuts des tâches.
Suivi du temps : la fonction de suivi du temps aide les organisations à surveiller les dépenses de main-d'œuvre en demandant aux travailleurs de consigner le temps passé sur chaque mission. Cette fonctionnalité est la plus populaire dans les services aux entreprises où le client est facturé pour les heures effectuées. Les employés peuvent enregistrer leur temps à l'aide d'une feuille de temps ou d'une autre technique, telle qu'une connexion avec un logiciel de pointage.
Collaboration : Étant donné que les utilisateurs ont souvent besoin d'échanger des informations ou des idées liées au projet, la collaboration est de plus en plus répandue dans les logiciels de gestion de projet. Le partage de fichiers, l'offre de commentaires sur les projets et la fourniture de mises à jour de statut sont autant d'exemples de coopération. Certains logiciels offrent un flux de type réseau social où les utilisateurs peuvent partager et commenter les informations du projet.
Gestion des documents : les utilisateurs peuvent utiliser la fonction de gestion des documents pour enregistrer différents fichiers liés à certains projets. Ils peuvent également facilement partager avec d'autres utilisateurs et spécifier des droits d'accès, notamment en lecture seule ou modifiables.
Rapports : les rapports permettent aux dirigeants et aux clients de comprendre l'état d'un projet. Les rapports peuvent être préparés à l'aide de données en temps réel à l'aide de modèles intégrés ou sur mesure utilisant cette fonctionnalité. Des rapports (ou même des outils de rapport complets) peuvent être disponibles dans le cadre d'un plan tarifaire plus élevé selon le fournisseur.

Les avantages les plus importants de l'outil de gestion de projet

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet présente divers avantages, notamment :

Flux de travail plus automatisé : la gestion de projet utilise des avertissements intégrés et d'autres processus automatisés pour éviter que les spécificités du projet ne prennent trop de temps. Des alertes, par exemple, peuvent être générées pour rappeler aux membres du personnel les échéances à venir pour certaines tâches.
Meilleure gestion des coûts et du budget du projet : De nombreux projets ont un budget, et les chefs de projet doivent pouvoir contrôler leurs dépenses afin de rester dans le budget. Certains outils de gestion de projet permettent aux utilisateurs de spécifier un budget et de recevoir des notifications si le projet est sur le point de dépasser le budget.
Amélioration de la coopération en équipe et du partage de documents : étant donné qu'une équipe travaille normalement sur un seul projet, la coopération est essentielle. En conséquence, les fonctions de communication et de partage de documents sont souvent incluses dans les logiciels de gestion de projet. Un chef de projet peut confier un travail à un utilisateur et suivre la progression de cette mission directement à partir du programme. Les utilisateurs peuvent également partager des articles qui peuvent être facilement édités par d'autres.
Une meilleure organisation et des processus beaucoup plus cohérents : Il est essentiel pour les entreprises qui travaillent sur de nombreux projets comparables (comme plusieurs projets pour le même client) d'avoir une procédure cohérente qui peut être gérée pour réduire le temps nécessaire au suivi des projets. Selon l'étendue du travail, le logiciel de gestion de projet contient des modèles qui peuvent être utilisés plusieurs fois, de sorte que les utilisateurs peuvent facilement mettre à jour le modèle avec toute nouvelle information. De plus, tous les documents liés au projet sont consolidés, ce qui rend les projets plus structurés.
Intégration avec d'autres plates-formes : de nombreuses plates-formes de gestion de projet, en particulier les solutions basées sur le cloud, peuvent être intégrées à d'autres systèmes et applications. Ils sont souvent compatibles avec les applications Microsoft Office, les systèmes comptables, les logiciels de gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources d'entreprise (ERP), les applications Google et les sites de réseaux sociaux.

Comment sélectionner un logiciel de gestion de projet

Il existe plusieurs systèmes de gestion de projet disponibles, chacun avec son propre ensemble de fonctionnalités et de prix. Avant d'acquérir un logiciel, il est essentiel d'examiner minutieusement toutes vos possibilités. Nous avons décrit quatre étapes critiques ci-dessous.

Comprendre les besoins de votre entreprise

Vous devez d'abord analyser vos attentes et vos demandes avant d'explorer les prestataires. Obtenir l'avis de leur chef de projet ou des membres de l'équipe est une excellente approche pour ce faire. Ont-ils, par exemple, des goulots d'étranglement dans leurs processus que les systèmes de gestion de projet pourraient aider ? A-t-il l'intention d'automatiser des tâches particulières ? Sinon, votre entreprise a-t-elle déjà une approche de gestion de projet et souhaite-t-elle changer de fournisseur ?

Vous devez également vous assurer que votre personnel informatique et vos cadres supérieurs semblent être d'accord avec le déploiement d'un système de gestion de projet.

Faire une courte liste

Une fois que vous avez déterminé vos objectifs en matière de logiciels de gestion de projet, dressez une liste des fournisseurs qui répondent le mieux à vos besoins. Pour vous aider à choisir le type de solution que vous recherchez, nous vous suggérons de dresser une liste des aspects indispensables et agréables.

Outre la fonctionnalité, vous devez penser aux choix de déploiement du fournisseur (par exemple, sur site, dans le cloud), aux processus de mise en œuvre et au support client.

Prise de contact avec les commerçants

Une fois que vous avez réduit votre liste de fournisseurs, il est temps de les contacter. Expliquez vos objectifs et les caractéristiques que vous recherchez dans une solution. Vous devriez également, si possible, rechercher une démonstration du programme avec des situations de données réelles. Des démonstrations virtuelles sont disponibles auprès des fournisseurs, mais il est également avantageux de demander si un fournisseur est heureux de discuter avec vous sur votre lieu de travail. Une autre approche pour évaluer le programme consiste à participer à un essai gratuit, s'il en existe un. La majorité des entreprises proposent un essai gratuit de 14 ou 30 jours.

Vous devez également comparer les différents devis que vous avez obtenus. Dans une catégorie différente ci-dessous, nous entrons dans les prix plus en détail.

Faire preuve de diligence raisonnable

Une fois que vous avez réduit votre liste à deux ou trois fournisseurs, demandez des recommandations aux clients actuels ou antérieurs. Alors que les fournisseurs vous référeront souvent à des clients qui vous ont donné les plus belles recommandations ou expériences, demandez à parler avec des clients du même secteur ou de la même taille que votre entreprise. Vous voudrez examiner non seulement les avantages du système ou du fournisseur, mais également les problèmes rencontrés par le client.

Tarification des logiciels de gestion de projet

Les fournisseurs de logiciels de gestion de projet utilisent souvent l'un des deux modèles de prix : les plans d'hébergement mensuels (cloud) et la licence à vie (sur site).

Voici un examen plus approfondi de chacun.

Plans d'abonnement — Des frais d'abonnement mensuels ou annuels sont souvent facturés par le fournisseur lorsque le logiciel est hébergé sur ses systèmes (également appelé Software-as-a-Service). Ceci est avantageux pour les entreprises qui ne souhaitent pas stocker et conserver leurs données. La structure des coûts de base par utilisateur, par mois, et dépend souvent du nombre de travailleurs qui utilisent le programme. La plupart des fournisseurs de logiciels de gestion de projet proposent des plans d'abonnement évolutifs en fonction du nombre d'individus et des fonctionnalités fournies dans chaque plan.

Certaines options d'abonnement sont payantes et peuvent être annulées à tout moment, mais d'autres peuvent nécessiter un engagement.

La tarification à vie implique que l'entreprise héberge les données sur ses propres serveurs, de sorte que l'entreprise ne doit couvrir ces coûts qu'une seule fois. Il pourrait payer une redevance annuelle au fournisseur pour la maintenance ou l'amélioration du produit. La tarification à vie peut être un choix attrayant pour les entreprises soucieuses de la protection des données ou ayant des exigences compliquées (par exemple, les grandes organisations).

Difficultés du logiciel de gestion de projet

Bien qu'un système de gestion de projet offre des avantages, il présente également des inconvénients, tels que :

Obtenir le soutien des parties prenantes cruciales : l'obtention de l'approbation des cadres supérieurs, du service informatique, des gestionnaires et des utilisateurs est cruciale lors de l'acquisition de logiciels. Cependant, ces parties prenantes critiques peuvent être opposées ou préoccupées par un tel système de gestion de projet. Par exemple, le service informatique peut être préoccupé par la sécurité des données si la solution est hébergée par un fournisseur, ou il peut ne pas souhaiter avoir l'obligation d'héberger et de prendre en charge le logiciel sur site.
Les cadres supérieurs peuvent hésiter à dépenser de l'argent uniquement pour une solution s'il n'y a pas de profit. De plus, les individus et les équipes de projet peuvent être réticents à un programme s'ils sont habitués à gérer leurs projets d'une certaine manière.
Seules quelques caractéristiques sont requises au maximum : Certaines entreprises, en particulier les petites entreprises, peuvent simplement avoir besoin de deux ou trois capacités de base et peuvent ne pas avoir besoin d'un logiciel de gestion de projet complexe. Cependant, certains fournisseurs de logiciels proposent diverses options de prix qui peuvent être ajustées à la hausse ou à la baisse. L'objectif est de déterminer quelles caractéristiques sont essentielles pour l'entreprise.
Problèmes d'exécution : les systèmes de gestion de projet aident les utilisateurs à gérer les projets, mais ils ne remplacent pas l'obligation du gestionnaire de s'assurer que les échéanciers sont respectés et que les tâches sont terminées. Même avec des rappels automatiques, un membre de l'équipe peut ne pas terminer un travail avant la date limite.