Guide de l'acheteur de logiciels de gestion de projets

De nombreuses entreprises ont des projets allant de la simple tâche d'une personne à des initiatives majeures comportant divers éléments, équipes et budgets. Il peut être difficile de suivre toutes les parties d'un projet, et c'est là que les logiciels de gestion de projet interviennent.

Gestion de projet Données et statistiques

Le marché des logiciels de gestion de projet dans le cloud devrait atteindre $6,6 milliards d'ici 2026. Transparency Market Research est la source de ces informations.

Le marché mondial des outils de gestion des tâches devrait atteindre $4,3 milliards d'ici 2023, avec une croissance à un taux annuel composé (CATR) de 13,7 % entre 2018 et 2023.

Quoi exactement est Projet Gestion Logiciel (PMS) ?

Base tâche outils à compliqué systèmes sont disponible sur comme solutions. 

Projet Portefeuille Gestion vs. Projet Gestion (PPM)

Il existe huit différences entre la gestion de projet et la GPP, selon Learning Strategic Initiatives. L'une de ces différences est la méthode de gestion des risques : la gestion de projet considère les risques comme des dangers pour les projets, alors que le PPM les considère comme des opportunités. La gestion de projet est basée sur un calendrier prédéterminé pour le déroulement d'un projet, alors que le PPM ne l'est pas.

Logiciel de gestion des tâches et logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion des tâches est un autre mot souvent utilisé lorsqu'on parle de logiciel de gestion de projet.

Contrairement au logiciel de gestion de projet, qui se concentre sur tous les éléments d'un projet, les outils de gestion de projet se concentrent uniquement sur les tâches elles-mêmes. Les solutions de listes de tâches conviennent aux entreprises qui n'ont pas de projets particuliers (ou qui n'ont pas besoin d'outils de gestion de projet spéciaux) mais qui souhaitent une solution automatisée pour suivre les activités.

Caractéristiques communes des Projet Gestion outils

De nombreuses fonctions distinctes sont incluses dans les logiciels de gestion de projet. Certaines caractéristiques sont communes, tandis que d'autres ne le sont pas, selon le type de programme et de fournisseur. Voici quelques exemples de caractéristiques communes :

• Gestion des tâches : Cette fonction permet à l'utilisateur de créer des projets et de les attribuer à d'autres personnes. Dans l'application, les utilisateurs peuvent également suivre les étapes, les statuts et les délais de chaque travail.
• Gestion du budget et des dépenses : L'outil de gestion du budget et des dépenses permet aux utilisateurs d'établir des budgets (par exemple, personnel, matériel) au début de chaque projet et de suivre à la fois le budget et les coûts dépensés pendant la durée de vie du projet. Si des projets comparables ont été menés à bien en arrière-plan, les outils de gestion de projet fournissent des données historiques disponibles pour faciliter la budgétisation des projets en cours.
• Gestion des ressources et allocation : Une fonction de gestion des ressources permet au chef de projet d'évaluer la disponibilité des ressources (telles que les personnes et les matériaux) avant de les allouer à des projets particuliers. Les caractéristiques de chaque ressource sont fournies pour aider à établir la manière dont elles doivent être réparties, comme la description du poste d'un employé ou le coût de l'inventaire.
• Graphiques de Gantt : Chaque diagramme de Gantt est fourni pour décrire la chronologie d'un projet. Le graphique peut être utilisé pour définir les tâches, le calendrier du projet et les statuts des tâches.
• Suivi du temps : La fonction de suivi du temps aide les organisations à contrôler les dépenses de main-d'œuvre en demandant aux travailleurs d'enregistrer le temps passé sur chaque mission. Cette fonctionnalité est surtout utilisée dans les services aux entreprises où le client est facturé pour les heures effectuées. Les employés peuvent consigner leur temps à l'aide d'une feuille de temps ou d'une autre technique, comme la connexion avec un logiciel de pointage.
• Collaboration : Comme les utilisateurs ont souvent besoin d'échanger des informations ou des idées liées à un projet, la collaboration est de plus en plus répandue dans les logiciels de gestion de projet. Le partage de fichiers, les commentaires sur les projets et les mises à jour de statut sont autant d'exemples de coopération. Certains logiciels proposent un flux de type réseau social où les utilisateurs peuvent partager et commenter des informations sur les projets.
• Gestion des documents : Les utilisateurs peuvent utiliser la fonction de gestion des documents pour sauvegarder différents fichiers liés à certains projets. Ils peuvent également les partager facilement avec d'autres utilisateurs et spécifier des droits d'accès, notamment en lecture seule ou en modification.
• Rapports : Les rapports permettent aux dirigeants et aux clients de comprendre le statut d'un projet. Les rapports peuvent être préparés à partir de données en temps réel, en utilisant simplement des modèles intégrés ou personnalisés utilisant cette fonctionnalité. Le reporting (ou même des outils de reporting étendus) peut être disponible dans le cadre d'un plan tarifaire plus élevé, selon le fournisseur.

Les avantages les plus importants de l'outil de gestion de projet

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet présente de nombreux avantages, dont les suivants :

• Un flux de travail plus automatisé : La gestion de projet utilise des alertes intégrées et d'autres processus automatisés pour éviter que le suivi des spécificités du projet ne devienne trop chronophage. Des alertes, par exemple, peuvent être générées pour rappeler aux membres du personnel les échéances à venir pour certaines tâches.
• Une meilleure gestion des coûts et du budget des projets : De nombreux projets ont un budget, et les chefs de projet doivent être en mesure de contrôler leurs dépenses afin de ne pas dépasser le budget. Certains outils de gestion de projet permettent aux utilisateurs de spécifier un budget et de recevoir des notifications si le projet est sur le point de le dépasser.
• Amélioration de la coopération au sein de l'équipe et du partage des documents : Comme une équipe travaille normalement sur un seul projet, la coopération est essentielle. C'est pourquoi des fonctions de communication et de partage de documents sont souvent incluses dans les logiciels de gestion de projets. Un chef de projet peut confier une tâche à un utilisateur et suivre l'évolution de cette mission directement à partir du programme. Les utilisateurs peuvent également partager des documents qui peuvent être facilement édités par d'autres.
• Une meilleure organisation et des processus beaucoup plus cohérents : Il est essentiel pour les entreprises qui travaillent sur de nombreux projets comparables (par exemple plusieurs projets pour le même client) de disposer d'une procédure cohérente qui puisse être gérée afin de réduire le temps nécessaire au suivi des projets. Selon l'ampleur du travail, les logiciels de gestion de projet contiennent des modèles qui peuvent être utilisés de nombreuses fois, de sorte que les utilisateurs peuvent facilement mettre à jour le modèle avec toute nouvelle information. En outre, tous les documents liés au projet sont consolidés, ce qui rend les projets plus structurés.
• Intégration avec d'autres plateformes : De nombreuses plateformes de gestion de projet, notamment les solutions basées sur le cloud, peuvent être intégrées à d'autres systèmes et apps. Elles sont souvent compatibles avec les applications Microsoft Office, les systèmes comptables, les logiciels de gestion de la relation client (CRM), les progiciels de gestion intégrés (ERP), les applications Google et les sites de réseaux sociaux.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet

Il existe plusieurs systèmes de gestion de projet, chacun ayant ses propres caractéristiques et prix. Avant d'acquérir un logiciel, il est essentiel d'examiner minutieusement toutes les possibilités qui s'offrent à vous. Nous vous présentons ci-dessous quatre étapes essentielles.

Comprendre les exigences de votre entreprise

Vous devez d'abord analyser vos attentes et vos exigences avant d'explorer les fournisseurs. Obtenir l'avis de leur chef de projet ou des membres de leur équipe est une excellente approche pour ce faire. Ont-ils, par exemple, des goulots d'étranglement dans leurs processus que les systèmes de gestion de projet pourraient aider à résoudre ? Ont-ils l'intention d'automatiser certaines tâches ? Par ailleurs, votre entreprise dispose-t-elle déjà d'une approche de gestion de projet et souhaite-t-elle changer de fournisseur ?

Vous devez également vous assurer que votre personnel informatique et vos cadres supérieurs semblent être d'accord avec le déploiement d'un système de gestion de projet.

Faire une courte liste

Après avoir déterminé vos objectifs en matière de logiciel de gestion de projet, dressez une liste des fournisseurs qui répondent le mieux à vos besoins. Pour vous aider à choisir le type de solution que vous recherchez, nous vous suggérons de dresser une liste des aspects indispensables et des aspects souhaitables.

Outre les fonctionnalités, vous devez tenir compte des choix de déploiement du fournisseur (par exemple, sur site, dans le nuage), des processus de mise en œuvre et du support client.

Prise de contact avec les commerçants

Une fois que vous avez réduit votre liste de fournisseurs, il est temps de les contacter. Expliquez vos objectifs et les caractéristiques que vous recherchez dans une solution. Vous devriez également, si possible, demander une démonstration du programme avec des situations de données réelles. Des démonstrations virtuelles sont disponibles auprès des fournisseurs, mais il est également utile de demander si un fournisseur est prêt à discuter avec vous sur votre lieu de travail. Une autre approche pour évaluer le programme est de prendre part à un essai gratuit, s'il est disponible. La majorité des entreprises proposent un essai gratuit de 14 ou 30 jours.

Vous devez également comparer les différentes offres de prix que vous avez reçues. Dans une autre catégorie ci-dessous, nous examinons la tarification plus en détail.

Exercer une diligence raisonnable

Une fois que vous avez réduit votre liste à deux ou trois fournisseurs, demandez des recommandations à des clients actuels ou anciens. Bien que les fournisseurs vous renvoient souvent aux clients qui vous ont fait les plus belles recommandations ou expériences, demandez à parler avec des clients qui travaillent dans le même secteur ou qui sont de la même taille que votre entreprise. Vous voudrez examiner non seulement les avantages du système ou du fournisseur, mais aussi les problèmes que le client a rencontrés.

Prix des logiciels de gestion de projets

Les fournisseurs de logiciels de gestion de projet utilisent souvent l'un des deux modèles de prix suivants : plans d'hébergement mensuels (cloud) et licence à vie (sur site).

Voici un aperçu de chacun d'entre eux.

Plans d'abonnement - Des frais d'abonnement mensuels ou annuels sont souvent facturés par le fournisseur lorsque le logiciel est hébergé sur ses systèmes (également appelé "Software-as-a-Service"). Cette formule est avantageuse pour les entreprises qui ne souhaitent pas stocker et conserver leurs données. La structure de coût de base est par utilisateur, par mois, et dépend souvent du nombre de travailleurs qui utilisent le programme. La plupart des fournisseurs de logiciels de gestion de projet proposent des plans d'abonnement évolutifs en fonction du nombre d'individus et des fonctionnalités fournies dans chaque plan.

Certaines options d'abonnement sont payantes et peuvent être annulées à tout moment, mais d'autres peuvent nécessiter un engagement.

La tarification à vie implique que l'entreprise héberge les données sur ses propres serveurs, de sorte qu'elle ne doit couvrir ces coûts qu'une seule fois. Elle peut payer une redevance annuelle au fournisseur pour la maintenance ou l'amélioration du produit. La tarification à vie peut être un choix intéressant pour les entreprises qui s'inquiètent de la protection des données ou qui ont des exigences complexes (par exemple, les grandes organisations).

Les difficultés des logiciels de gestion de projet

Bien qu'un système de gestion de projet offre des avantages, il présente également des inconvénients, tels que :

• Obtenir le soutien de parties prenantes cruciales : Obtenir l'approbation des cadres supérieurs, du service informatique, des gestionnaires et des utilisateurs est crucial lors de l'acquisition d'un logiciel. Cependant, ces parties prenantes essentielles peuvent être réticentes ou préoccupées par un tel système de gestion de projet. Par exemple, le service informatique peut s'inquiéter de la sécurité des données si la solution est hébergée par un fournisseur, ou ne pas vouloir assumer l'hébergement et le support du logiciel sur site.
• Les cadres supérieurs peuvent hésiter à dépenser de l'argent pour une simple solution s'il n'y a pas de gain. En outre, les personnes et les équipes chargées du projet peuvent être réticentes à l'égard d'un programme si elles ont l'habitude de gérer leurs projets d'une certaine manière.
• Quelques caractéristiques seulement sont requises au maximum : Certaines entreprises, en particulier les petites entreprises, peuvent simplement avoir besoin de deux ou trois fonctionnalités de base et ne pas avoir besoin d'un logiciel de gestion de projet complexe. Cependant, certains fournisseurs de logiciels proposent une variété d'options de prix qui peuvent être ajustées à la hausse ou à la baisse. L'objectif est de déterminer quelles caractéristiques sont essentielles pour l'entreprise.
• Problèmes d'exécution : Les systèmes de gestion de projet aident les utilisateurs à gérer les projets, mais ils ne remplacent pas l'obligation du gestionnaire de s'assurer que les calendriers sont respectés et que les tâches sont achevées. Même avec des rappels automatiques, un membre de l'équipe peut ne pas terminer une tâche avant la date limite.