Gestión de proyectos

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Guía del comprador de software de gestión de proyectos

Muchas empresas tienen proyectos que van desde tareas básicas de una sola persona hasta iniciativas importantes con varios componentes, equipos y presupuestos. Puede ser difícil hacer un seguimiento de todas las partes de un proyecto, y aquí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos.

Gestión de proyectos Datos y estadísticas

Se estima que el mercado de software de gestión de proyectos en la nube alcanzará los $6,6 mil millones en 2026. Transparency Market Research es la fuente de esta información.

Se espera que el mercado mundial de herramientas de gestión de tareas alcance los $4,3 mil millones en 2023, creciendo a una tasa anual compuesta (CATR) del 13,7% entre 2018 y 2023.

Sólo 58% de empresas correctamente comprender el importancia de proyecto gestión. En el anterior cinco años, 71% de organizaciones tienen conseguido más ágil.

Qué exactamente es Proyecto Gestión Software (PMS)?

Proyecto gestión software ayudas empresas en el planificación organización de proyectos de concepción conclusión.

Básico tarea herramientas complicado sistemas son disponible como soluciones. 

Contabilidad la facturación, proyecto planificación, comunicación, recurso asignación, otros capacidades varían según en el programa. 
Proyecto gestión software puede sea poner en las instalaciones (en el de la empresa ordenadores), en el datos centro (donde el empresa alberga conserva el datos), ambos.
Proyecto gestión software es disponible en variedad de formas, que van de gratis aplicaciones a nivel de empresa soluciones. 
Asana, Jira, Trello, El lunes, Basecamp son otros destacado proveedores.

Proyecto Cartera Gestión contra. Proyecto Gestión (PPM)

Proyecto cartera gestión es palabra usado a menudo en el proyecto gestión industria (PPM). 
Estos frases son principalmente usado indistintamente, aunque allí es distinción entre de ellos. 
Proyecto gestión se refiere a el administración de solo proyecto con numerosos tareas, mientras que PPM se refiere a el gestión de varios tareas (es decir, cartera de proyectos).

Existen ocho diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de proyectos públicos (PPM), según Learning Strategic Initiatives. Una de estas diferencias es el método de gestión de riesgos: la gestión de proyectos ve los riesgos como peligros para los proyectos, mientras que la PPM los ve como oportunidades. La gestión de proyectos se basa en un marco temporal predeterminado para el desarrollo de un proyecto, mientras que el PPM no.

Software de gestión de tareas frente a software de gestión de proyectos

Software de gestión de tareas es otra palabra que se utiliza a menudo cuando se habla de software de gestión de proyectos.

A diferencia del software de gestión de proyectos, que se centra en todos los elementos de un proyecto, las herramientas de gestión de proyectos se concentran sólo en las tareas. Las soluciones de listas de tareas son apropiadas para las empresas que no tienen proyectos concretos (o que no necesitan herramientas especiales de gestión de proyectos), pero que quieren una solución automatizada para controlar las actividades.

Características comunes de Proyecto Gestión herramientas

Los programas de gestión de proyectos incluyen muchas funciones distintas. Algunas características son comunes, mientras que otras no lo son, dependiendo del tipo de programa y del proveedor. He aquí algunos ejemplos de características comunes:

  • Gestión de tareas: Esta función permite al usuario crear proyectos y asignarlos a otros. Dentro de la aplicación, los usuarios también pueden supervisar los hitos, estados y plazos de cada trabajo.
  • Gestión de presupuestos y gastos: La herramienta de gestión de presupuestos y gastos permite a los usuarios establecer presupuestos (por ejemplo, de personal, de materiales) al inicio de cada proyecto y controlar tanto el presupuesto como los costes gastados durante la vida del proyecto. Si se han realizado proyectos comparables en el pasado, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen datos históricos para ayudar a presupuestar los proyectos en curso.
  • Gestión de recursos y asignación: La función de gestión de recursos permite al gestor de proyectos evaluar la disponibilidad de recursos (como personas y materiales) antes de asignarlos a proyectos concretos. Las características de cada recurso ayudan a establecer cómo deben distribuirse, como la descripción del trabajo de un empleado o el coste del inventario.
  • Diagramas de Gantt: Todos los diagramas de Gantt representan el calendario de un proyecto. El gráfico puede utilizarse para definir las tareas, el calendario del proyecto y los estados de las tareas.
  • Seguimiento del tiempo: La función de seguimiento del tiempo ayuda a las organizaciones a supervisar los gastos de mano de obra al exigir a los trabajadores que registren la cantidad de tiempo invertido en cada tarea. Esta función es más popular en los servicios empresariales en los que se factura al cliente por las horas realizadas. Los empleados pueden registrar su tiempo mediante una hoja de horas o mediante otra técnica, como la conexión con un software de control de horas.
  • Colaboración: Dado que los usuarios a menudo necesitan intercambiar información o ideas relacionadas con el proyecto, la colaboración está cada vez más extendida en el software de gestión de proyectos. Compartir archivos, ofrecer comentarios sobre los proyectos y ofrecer actualizaciones de estado son ejemplos de colaboración. Algunos programas ofrecen un feed de tipo red social en el que los usuarios pueden compartir y comentar la información del proyecto.
  • Gestión de documentos: Los usuarios pueden utilizar la función de gestión de documentos para guardar diferentes archivos relacionados con determinados proyectos. También pueden compartirlos fácilmente con otros usuarios y especificar los derechos de acceso, incluidos los de sólo lectura o los editables.
  • Informes: Los informes permiten a los ejecutivos y a los clientes comprender el estado de un proyecto. Los informes pueden prepararse con datos en tiempo real, sólo con plantillas integradas o a medida que utilicen esta funcionalidad. La elaboración de informes (o incluso las herramientas de elaboración de informes exhaustivos) pueden estar disponibles en un plan de precios más alto, dependiendo del proveedor.

Las ventajas más importantes de la herramienta de gestión de proyectos

El uso de software de gestión de proyectos tiene varias ventajas, entre ellas:

  • Flujo de trabajo más automatizado: La gestión de proyectos utiliza avisos incorporados y otros procesos automatizados para evitar que el seguimiento de los aspectos específicos del proyecto se convierta en algo que requiera demasiado tiempo. Las alertas, por ejemplo, pueden generarse para recordar a los miembros del personal los próximos plazos de ciertas tareas.
  • Mejor gestión de los costes y el presupuesto del proyecto: Muchos proyectos tienen un presupuesto, y los gestores de proyectos deben ser capaces de controlar sus gastos para mantenerse dentro del presupuesto. Algunas herramientas de gestión de proyectos permiten a los usuarios especificar un presupuesto y recibir notificaciones si el proyecto está a punto de superar el presupuesto.
  • Mejora de la cooperación en equipo y del intercambio de documentos: Dado que un equipo suele trabajar en un solo proyecto, la cooperación es esencial. Por ello, los programas de gestión de proyectos suelen incluir funciones de comunicación e intercambio de documentos. Un gestor de proyectos puede asignar un trabajo a un usuario y seguir el progreso de esa asignación directamente desde el programa. Los usuarios también pueden compartir documentos que pueden ser editados fácilmente por otros.
  • Mejor organización y procesos mucho más coherentes: Es fundamental para las empresas que trabajan en numerosos proyectos comparables (como varios proyectos para el mismo cliente) tener un procedimiento coherente que pueda gestionarse para disminuir el tiempo necesario en el seguimiento del proyecto. Dependiendo del alcance del trabajo, el software de gestión de proyectos contiene plantillas que pueden ser utilizadas numerosas veces, por lo que los usuarios pueden actualizar fácilmente el patrón con cualquier información nueva. Además, todo el material relacionado con el proyecto se consolida, lo que hace que los proyectos estén más estructurados.
  • Integración con otras plataformas: Muchas plataformas de gestión de proyectos, especialmente las soluciones basadas en la nube, pueden integrarse con otros sistemas y aplicaciones. Suelen ser compatibles con las aplicaciones de Microsoft Office, los sistemas de contabilidad, el software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la planificación de recursos empresariales (ERP), las aplicaciones de Google y las redes sociales.

Cómo seleccionar un software de gestión de proyectos

Existen varios sistemas de gestión de proyectos, cada uno con sus propias características y precios. Antes de adquirir un software, es fundamental examinar a fondo todas sus posibilidades. A continuación, hemos resumido cuatro etapas críticas.

Comprender los requisitos de su empresa

Primero debe analizar sus expectativas y demandas antes de explorar los proveedores. Obtener la opinión de su director de proyecto o de los miembros de su equipo es una excelente manera de hacerlo. Por ejemplo, ¿tienen cuellos de botella en sus procesos en los que los sistemas de gestión de proyectos podrían ayudar? ¿Tienen la intención de automatizar determinadas tareas? O bien, ¿su empresa ya tiene un enfoque de gestión de proyectos y quiere cambiar de proveedor?

También debe asegurarse de que el personal de TI y los altos ejecutivos parecen estar de acuerdo con la implantación de un sistema de gestión de proyectos.

Hacer una lista corta

Una vez que haya determinado sus objetivos en materia de software de gestión de proyectos, elabore una lista de los proveedores que mejor se adapten a sus necesidades. Para ayudarle a elegir el tipo de solución que está buscando, le sugerimos que haga una lista de los aspectos imprescindibles y los que le gustaría tener.

Además de la funcionalidad, hay que tener en cuenta las opciones de despliegue del proveedor (por ejemplo, en las instalaciones o en la nube), los procesos de implementación y la asistencia al cliente.

Contacto con los comerciantes

Una vez que haya reducido su lista de proveedores, es el momento de ponerse en contacto con ellos. Explique sus objetivos y las características que busca en una solución. También debería, si es posible, solicitar una demostración del programa con situaciones de datos reales. Los proveedores ofrecen demostraciones virtuales, pero también es beneficioso preguntar si un proveedor está dispuesto a discutir con usted en su lugar de trabajo. Otra forma de evaluar el programa es participar en una prueba gratuita, si está disponible. La mayoría de las empresas ofrecen una prueba gratuita de 14 o 30 días.

También debe comparar las distintas ofertas de precios que ha obtenido. Más adelante, en una categoría diferente, se analizan los precios con más detalle.

Realización de la diligencia debida

Una vez que haya reducido su lista a dos o tres proveedores, pida recomendaciones a clientes actuales o anteriores. Aunque los proveedores suelen remitirle a los clientes que les han dado las mejores recomendaciones o experiencias, solicite hablar con clientes del mismo sector o del mismo tamaño que su empresa. Querrá examinar no sólo las ventajas del sistema o del proveedor, sino también cualquier problema que el cliente haya encontrado.

Precios del software de gestión de proyectos

Los proveedores de software de gestión de proyectos suelen emplear uno de los dos modelos de precios: planes de alojamiento mensual (en la nube) y licencia de por vida (en las instalaciones).

A continuación, se presenta un análisis más detallado de cada uno de ellos.

Planes de suscripción: el proveedor suele cobrar una cuota de suscripción mensual o anual cuando el software se aloja en sus sistemas (también conocido como software como servicio). Esto es ventajoso para las empresas que no quieren almacenar y guardar sus datos. La estructura de costes básica es por cada usuario, por mes, y suele depender del número de trabajadores que utilicen el programa. La mayoría de los proveedores de software de gestión de proyectos ofrecen planes de suscripción escalables en función del número de personas y de las características proporcionadas en cada plan.

Algunas opciones de suscripción son de pago por uso y pueden cancelarse en cualquier momento, pero otras pueden necesitar un compromiso.

El precio de por vida implica que la empresa aloja los datos en sus propios servidores, por lo que sólo tiene que cubrir estos costes una vez. Podría pagar una cuota anual al proveedor por el mantenimiento o las mejoras del producto. Los precios de por vida pueden ser una opción atractiva para las empresas preocupadas por la protección de los datos o con requisitos complicados (por ejemplo, las grandes organizaciones).

Dificultades del software de gestión de proyectos

Aunque un sistema de gestión de proyectos ofrece ventajas, también tiene inconvenientes, como:

  • Obtener el apoyo de las partes interesadas más importantes: Obtener la aprobación de los altos ejecutivos, los informáticos, los directivos y los usuarios es crucial a la hora de adquirir un software. Sin embargo, estas partes interesadas cruciales pueden ser reacias o estar preocupadas por un sistema de gestión de proyectos de este tipo. Por ejemplo, al departamento de TI le puede preocupar la seguridad de los datos si la solución la aloja un proveedor, o puede que no quiera tener la obligación de alojar y dar soporte al software en sus instalaciones.
  • Los altos ejecutivos pueden ser reacios a gastar dinero en una solución si no hay recompensa. Además, los individuos y equipos de proyectos pueden ser reacios a un programa si están acostumbrados a manejar sus proyectos de una manera determinada.
  • Sólo se requieren unas pocas características como máximo: algunas empresas, especialmente las pequeñas, pueden necesitar simplemente dos o tres capacidades básicas y no necesitar un software de gestión de proyectos complejo. Sin embargo, algunos proveedores de software ofrecen una variedad de opciones de precios que pueden ajustarse hacia arriba o hacia abajo. El objetivo es determinar qué características son críticas para la empresa.
  • Problemas de ejecución: Los sistemas de gestión de proyectos ayudan a los usuarios a gestionar los proyectos, pero no sustituyen la obligación del gestor de garantizar el cumplimiento de los calendarios y la finalización de las tareas. Incluso con recordatorios automáticos, un miembro del equipo puede no terminar un trabajo antes de la fecha límite.
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