Einkaufsführer für Projektmanagementsoftware

Viele Unternehmen haben Projekte, die von einfachen Ein-Personen-Aufgaben bis hin zu großen Initiativen mit verschiedenen Komponenten, Teams und Budgets reichen. Es kann schwierig sein, den Überblick über alle Teile eines Projekts zu behalten, und genau hier kommt die Projektmanagement-Software ins Spiel.

Projektleitung Daten und Statistiken

Der Markt für cloudbasierte Projektmanagement-Software wird bis 2026 schätzungsweise $6,6 Mrd. erreichen. Transparency Market Research ist die Quelle für diese Informationen.

Es wird erwartet, dass der weltweite Markt für Aufgabenmanagement-Tools bis 2023 $4,3 Milliarden erreichen wird, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CATR) von 13,7 Prozent zwischen 2018 und 2023.

Was genau ist Projekt Verwaltung Software (PMS)?

Basic Aufgabe Werkzeuge an kompliziert Systeme sind verfügbar als Lösungen. 

Projekt Portfolio Verwaltung vs. Projekt Verwaltung (PPM)

Es gibt acht Unterschiede zwischen Projektmanagement und PPM, laut Learning Strategic Initiatives. Einer dieser Unterschiede ist die Methode des Risikomanagements: Projektmanagement sieht Risiken als Gefahren für Projekte, während PPM sie als Chancen sieht. Projektmanagement basiert auf einem vorgegebenen Zeitrahmen für den zeitlichen Ablauf eines Projekts, während PPM dies nicht tut.

Aufgabenverwaltungssoftware vs. Projektmanagementsoftware

Aufgabenverwaltungssoftware ist ein weiteres Wort, das oft verwendet wird, wenn man von Projektmanagement-Software spricht.

Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software, die sich auf alle Elemente eines Projekts konzentriert, konzentrieren sich Projektmanagement-Tools nur auf die Aufgaben selbst. Aufgabenlisten-Lösungen eignen sich für Unternehmen, die keine besonderen Projekte haben (oder keine speziellen Projektmanagement-Tools benötigen), aber eine automatisierte Lösung zur Überwachung der Aktivitäten wünschen.

Gemeinsame Merkmale von Projekt Verwaltung Werkzeuge

In einer Projektmanagement-Software sind viele verschiedene Funktionen enthalten. Je nach Art des Programms und des Anbieters sind einige Funktionen üblich, andere wiederum nicht. Hier sind ein paar Beispiele für gemeinsame Merkmale:

• Aufgabenverwaltung: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, Projekte zu erstellen und sie anderen zuzuweisen. Innerhalb der App können Benutzer auch die Meilensteine, Status und Fristen jeder Arbeit überwachen.
• Budget- und Ausgabenmanagement: Mit dem Budget- und Ausgabenmanagement-Tool können Benutzer zu Beginn jedes Projekts Budgets (z. B. für Personal, Material) festlegen und sowohl das Budget als auch die ausgegebenen Kosten während der Projektlaufzeit überwachen. Wenn im Hintergrund bereits vergleichbare Projekte abgeschlossen wurden, stellen die Projektmanagement-Tools historische Daten zur Verfügung, die bei der Budgetierung für laufende Projekte helfen.
• Verwaltung von Ressourcen und Zuweisung: Die Ressourcenverwaltung ermöglicht es dem Projektmanager, die Verfügbarkeit von Ressourcen (z. B. Mitarbeiter und Materialien) zu beurteilen, bevor er sie bestimmten Projekten zuweist. Merkmale über jede Ressource werden bereitgestellt, um zu bestimmen, wie sie verteilt werden sollen, z. B. die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters oder die Kosten für das Inventar.
• Gantt-Diagramme: Es wird jeweils ein Gantt-Diagramm bereitgestellt, das den zeitlichen Ablauf eines Projekts darstellt. Das Diagramm kann verwendet werden, um Aufgaben, Projektzeitrahmen und Aufgabenstatus zu definieren.
• Zeiterfassung: Die Zeiterfassungsfunktion unterstützt Unternehmen bei der Überwachung der Arbeitsausgaben, indem die Mitarbeiter aufgefordert werden, die für jeden Auftrag aufgewendete Zeit zu protokollieren. Diese Funktion ist vor allem bei Unternehmensdienstleistungen beliebt, bei denen dem Kunden die geleisteten Stunden in Rechnung gestellt werden. Die Mitarbeiter können ihre Zeit mit Hilfe eines Stundenzettels oder einer anderen Technik, wie z. B. der Verbindung mit einer Zeiterfassungssoftware, erfassen.
• Kollaboration: Da die Benutzer oft projektbezogene Informationen oder Ideen austauschen müssen, wird die Zusammenarbeit in Projektmanagement-Software immer weiter verbreitet. Die gemeinsame Nutzung von Dateien, das Anbieten von Kommentaren zu Projekten und das Bereitstellen von Status-Updates sind alles Beispiele für Zusammenarbeit. Einige Software bietet einen Feed im Stil eines sozialen Netzwerks, in dem Benutzer Projektinformationen austauschen und kommentieren können.
• Dokumentenverwaltung: Die Benutzer können die Dokumentverwaltungsfunktion nutzen, um verschiedene Dateien zu bestimmten Projekten zu speichern. Sie können sie auch leicht mit anderen Benutzern teilen und Zugriffsrechte festlegen, z. B. schreibgeschützt oder editierbar.
• Berichtswesen: Das Berichtswesen ermöglicht es Führungskräften und Kunden, den Status eines Projekts zu verstehen. Berichte können unter Verwendung von Echtzeitdaten erstellt werden, indem einfach integrierte oder maßgeschneiderte Vorlagen mit dieser Funktionalität verwendet werden. Das Reporting (oder sogar umfangreiche Reporting-Tools) kann je nach Anbieter unter einem höheren Preisplan verfügbar sein.

Die wichtigsten Vorteile des Projektmanagement-Tools

Der Einsatz von Projektmanagement-Software hat verschiedene Vorteile, u. a:

• Automatisiertere Arbeitsabläufe: Das Projektmanagement nutzt eingebaute Warnungen und andere automatisierte Prozesse, um den Überblick über die Projektspezifika zu behalten, damit es nicht zu zeitaufwändig wird. So können beispielsweise Warnungen generiert werden, um Mitarbeiter an bevorstehende Fristen für bestimmte Aufgaben zu erinnern.
• Besseres Projektkosten- und Budgetmanagement: Viele Projekte haben ein Budget, und Projektmanager müssen in der Lage sein, ihre Ausgaben zu kontrollieren, um im Rahmen des Budgets zu bleiben. Einige Projektmanagement-Tools ermöglichen es den Benutzern, ein Budget festzulegen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn das Projekt im Begriff ist, das Budget zu überschreiten.
• Verbesserte Teamzusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Da ein Team in der Regel an einem einzigen Projekt arbeitet, ist die Zusammenarbeit unerlässlich. Daher sind Funktionen für die Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten häufig in Projektmanagement-Software enthalten. Ein Projektmanager kann einem Benutzer einen Auftrag erteilen und den Fortschritt dieses Auftrags direkt vom Programm aus verfolgen. Benutzer können auch Papiere freigeben, die von anderen leicht bearbeitet werden können.
• Bessere Organisation und weitaus konsistentere Prozesse: Für Unternehmen, die an zahlreichen vergleichbaren Projekten arbeiten (z. B. mehrere Projekte für denselben Kunden), ist es wichtig, ein konsistentes Verfahren zu haben, das verwaltet werden kann, um den Zeitaufwand für die Projektverfolgung zu verringern. Je nach Umfang der Arbeit enthält die Projektmanagement-Software Vorlagen, die mehrfach verwendet werden können, so dass die Benutzer die Vorlage leicht mit neuen Informationen aktualisieren können. Darüber hinaus werden alle projektbezogenen Materialien konsolidiert, wodurch die Projekte strukturierter werden.
• Integration mit anderen Plattformen: Viele Projektmanagement-Plattformen, insbesondere Cloud-basierte Lösungen, können mit anderen Systemen und Apps integriert werden. Sie sind oft mit Microsoft Office-Anwendungen, Buchhaltungssystemen, Customer Relationship Management (CRM)-Software, Enterprise Resource Planning (ERP), Google-Apps und sozialen Netzwerken kompatibel.

Wie man eine Projektmanagement-Software auswählt

Es gibt verschiedene Projektmanagementsysteme, jedes mit seinen eigenen Funktionen und Preisen. Bevor Sie eine Software erwerben, ist es wichtig, alle Möglichkeiten gründlich zu prüfen. Im Folgenden haben wir vier kritische Phasen skizziert.

Verständnis für die Anforderungen Ihres Unternehmens

Sie müssen zunächst Ihre Erwartungen und Anforderungen analysieren, bevor Sie sich nach Anbietern umsehen. Das Einholen von Input von ihrem Projektmanager oder ihren Teammitgliedern ist ein hervorragender Ansatz, um dies zu tun. Haben sie z. B. Engpässe in ihren Prozessen, bei denen Projektmanagement-Systeme helfen könnten? Ist es ihre Absicht, bestimmte Aufgaben zu automatisieren? Oder hat Ihr Unternehmen bereits einen Projektmanagement-Ansatz und möchte den Anbieter wechseln?

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr IT-Personal und Ihre leitenden Angestellten mit der Einführung eines Projektmanagement-Systems einverstanden zu sein scheinen.

Erstellen einer kurzen Liste

Nachdem Sie Ihre Ziele für eine Projektmanagement-Software festgelegt haben, stellen Sie eine Liste von Anbietern zusammen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Um Ihnen bei der Auswahl der gewünschten Lösung zu helfen, empfehlen wir Ihnen, eine Liste mit den "Must-have"- und "Nice-to-have"-Aspekten zu erstellen.

Abgesehen von der Funktionalität sollten Sie auch die Bereitstellungsoptionen des Anbieters (z. B. vor Ort, in der Cloud), die Implementierungsprozesse und den Kundensupport berücksichtigen.

Kontaktaufnahme mit Händlern

Sobald Sie Ihre Liste der Anbieter eingegrenzt haben, ist es an der Zeit, diese zu kontaktieren. Erklären Sie Ihre Ziele und die Eigenschaften, die Sie in einer Lösung suchen. Wenn möglich, sollten Sie auch eine Demo des Programms mit realen Datensituationen anfordern. Virtuelle Demos sind bei Anbietern erhältlich, aber es ist auch von Vorteil, sich zu erkundigen, ob ein Anbieter bereit ist, mit Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz zu diskutieren. Ein weiterer Ansatz, um das Programm zu evaluieren, ist die Teilnahme an einer kostenlosen Testversion, falls eine solche verfügbar ist. Die meisten Unternehmen bieten eine 14- oder 30-tägige kostenlose Testphase an.

Sie sollten auch die verschiedenen Preisangebote, die Sie erhalten haben, vergleichen. In einer anderen Kategorie unten gehen wir näher auf die Preisgestaltung ein.

Durchführen der Due Diligence

Sobald Sie Ihre Liste auf zwei oder drei Anbieter eingegrenzt haben, bitten Sie um Empfehlungen von aktuellen oder früheren Kunden. Während Anbieter Sie oft an Kunden verweisen werden, die Ihnen die besten Empfehlungen oder Erfahrungen gegeben haben, bitten Sie darum, mit Kunden zu sprechen, die in der gleichen Branche tätig sind oder die gleiche Größe wie Ihr Unternehmen haben. Sie sollten nicht nur die Vorteile des Systems oder des Anbieters untersuchen, sondern auch die Probleme, auf die der Kunde gestoßen ist.

Preise für Projektmanagementsoftware

Anbieter von Projektmanagement-Software verwenden oft eines von zwei Preismodellen: monatliche Hosting-Pläne (Cloud) und lebenslange Lizenz (On-Premise).

Hier ist ein genauerer Blick auf jeden.

Abonnementpläne - Eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr wird oft vom Anbieter erhoben, wenn die Software auf seinen Systemen gehostet wird (auch bekannt als Software-as-a-Service). Dies ist vorteilhaft für Unternehmen, die ihre Daten nicht speichern und aufbewahren möchten. Die grundsätzliche Kostenstruktur gilt pro Benutzer und Monat und ist oft abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, die das Programm nutzen. Die meisten Anbieter von Projektmanagement-Software bieten skalierbare Abonnementpläne an, die von der Anzahl der Personen und den in jedem Plan enthaltenen Funktionen abhängen.

Einige Abonnement-Optionen sind kostenpflichtig und können jederzeit gekündigt werden, andere wiederum erfordern eine Verpflichtung.

Beim Lifetime Pricing hostet die Firma die Daten auf ihren eigenen Servern, so dass die Firma diese Kosten nur einmal tragen muss. Sie könnte eine jährliche Gebühr an den Anbieter für Wartung oder Produktverbesserungen zahlen. Lifetime Pricing kann eine attraktive Wahl für Firmen sein, die sich um den Datenschutz sorgen oder komplizierte Anforderungen haben (z. B. große Organisationen).

Die Schwierigkeiten von Projektmanagement-Software

Obwohl ein Projektmanagement-System Vorteile bietet, hat es auch Nachteile, wie z. B.:

• Einholen der Unterstützung von wichtigen Interessengruppen: Die Zustimmung der Geschäftsleitung, der IT-Abteilung, der Manager und der Anwender zu erhalten, ist bei der Anschaffung von Software entscheidend. Diese kritischen Stakeholder können jedoch einem solchen Projektmanagementsystem gegenüber abgeneigt oder besorgt sein. Die IT-Abteilung kann zum Beispiel Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit haben, wenn die Lösung von einem Anbieter gehostet wird, oder sie möchte nicht die Pflicht haben, die Software vor Ort zu hosten und zu unterstützen.
• Top-Führungskräfte zögern möglicherweise, Geld für eine Lösung auszugeben, wenn es keinen Nutzen gibt. Außerdem können Projektmitarbeiter und -teams einem Programm gegenüber zurückhaltend sein, wenn sie es gewohnt sind, ihre Projekte auf eine bestimmte Art und Weise abzuwickeln.
• Es werden höchstens einige wenige Eigenschaften benötigt: Einige Firmen, insbesondere kleine Firmen, benötigen vielleicht nur zwei oder drei grundlegende Funktionen und brauchen keine komplexe Projektmanagement-Software. Einige Software-Anbieter bieten jedoch eine Reihe von Preisoptionen, die nach oben oder unten angepasst werden können. Ziel ist es, festzustellen, welche Merkmale für das Unternehmen entscheidend sind.
• Probleme bei der Ausführung: Projektmanagement-Systeme unterstützen die Benutzer bei der Verwaltung von Projekten, aber sie ersetzen nicht die Verpflichtung des Managers, dafür zu sorgen, dass die Zeitpläne eingehalten und die Aufgaben erledigt werden. Selbst mit automatischen Erinnerungen kann es vorkommen, dass ein Teammitglied eine Aufgabe nicht vor dem Abgabetermin fertigstellt.