Einkaufsführer für Projektmanagement-Software

Viele Unternehmen haben Projekte, die von einfachen Einzelaufgaben bis hin zu großen Initiativen mit verschiedenen Komponenten, Teams und Budgets reichen. Es kann schwierig sein, den Überblick über alle Teile eines Projekts zu behalten, und hier kommt Projektmanagement-Software ins Spiel.

Projektmanagementdaten und Statistiken

Der Markt für Cloud-basierte Projektmanagement-Software wird bis 6.6 auf 2026 Milliarden US-Dollar geschätzt. Die Quelle dieser Informationen ist Transparency Market Research.

Der weltweite Markt für Task-Management-Tools wird bis 4.3 voraussichtlich 2023 Milliarden US-Dollar erreichen und zwischen 13.7 und 2018 mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate (CATR) von 2023 Prozent wachsen.

Was genau is Projekt Management Software (PMS)?

Basic Auftrag Werkzeuge zu kompliziert Systeme sind verfügbar as Lösungen 

Projekt Portfolio Management vs Projekt Management (PPM)

Gemäß Learning Strategic Initiatives gibt es acht Unterschiede zwischen Projektmanagement und PPM. Einer dieser Unterschiede ist die Methode des Risikomanagements: Das Projektmanagement sieht Risiken als Gefahren für Projekte, während PPM sie als Chance sieht. Projektmanagement basiert auf einem vorgegebenen Zeitrahmen für das Timing eines Projekts, während PPM dies nicht ist.

Aufgabenverwaltungssoftware vs. Projektverwaltungssoftware

Aufgabenverwaltungssoftware ist ein anderes Wort, das häufig verwendet wird, wenn man mit Projektverwaltungssoftware spricht.

Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software, die sich auf alle Elemente eines Projekts konzentriert, konzentrieren sich Projektmanagement-Tools nur auf die Aufgaben selbst. Aufgabenlistenlösungen sind für Unternehmen geeignet, die keine bestimmten Projekte haben (oder keine speziellen Projektmanagement-Tools benötigen), aber eine automatisierte Lösung zur Überwachung von Aktivitäten wünschen.

Gemeinsame Merkmale von Projekt Management Werkzeuge

Viele verschiedene Funktionen sind in Projektmanagement-Software enthalten. Einige Funktionen sind üblich, andere nicht, abhängig von der Art des Programms und des Anbieters. Hier einige Beispiele für gemeinsame Merkmale:

• Aufgabenverwaltung: Mit dieser Funktion können Benutzer Projekte erstellen und anderen zuweisen. Innerhalb der App können Benutzer auch die Meilensteine, Status und Fristen jeder Arbeit überwachen.
• Budget- und Ausgabenmanagement: Das Budget- und Ausgabenmanagement-Tool ermöglicht es Benutzern, zu Beginn jedes Projekts Budgets (z. B. Personal, Material) festzulegen und sowohl das Budget als auch die während der Projektlaufzeit ausgegebenen Kosten zu überwachen. Wenn im Hintergrund vergleichbare Projekte abgeschlossen wurden, liefern Projektmanagement-Tools verfügbare historische Daten, um die Budgetierung für laufende Projekte zu unterstützen.
• Ressourcenverwaltung und -zuweisung: Eine Ressourcenverwaltungsfunktion ermöglicht es dem Projektleiter, die Verfügbarkeit von Ressourcen (z. B. Personen und Materialien) zu bewerten, bevor sie bestimmten Projekten zugewiesen werden. Es werden Merkmale zu jeder Ressource bereitgestellt, um festzulegen, wie sie verteilt werden sollten, z. B. die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters oder die Lagerkosten.
• Gantt-Diagramme: Jedes Gantt-Diagramm wird bereitgestellt, das die Zeitleiste eines Projekts darstellt. Das Diagramm kann verwendet werden, um Aufgaben, Projektzeitrahmen und Aufgabenstatus zu definieren.
• Zeiterfassung: Die Zeiterfassungsfunktion unterstützt Unternehmen bei der Überwachung der Arbeitsausgaben, indem die Mitarbeiter die für jeden Auftrag aufgewendete Zeit protokollieren müssen. Diese Funktionalität ist am beliebtesten in Business Services, bei denen dem Kunden die geleisteten Stunden in Rechnung gestellt werden. Mitarbeiter können ihre Zeit mithilfe eines Stundenzettels oder einer anderen Technik protokollieren, z. B. durch die Verbindung mit einer Stechuhr-Software.
• Collaboration: Da Anwender häufig projektbezogene Informationen oder Ideen austauschen müssen, wird Collaboration in Projektmanagement-Software immer häufiger eingesetzt. Filesharing, Kommentare zu Projekten und Status-Updates sind Beispiele für die Zusammenarbeit. Einige Software bietet einen Feed im Stil eines sozialen Netzwerks, in dem Benutzer Projektinformationen teilen und kommentieren können.
• Dokumentenverwaltung: Benutzer können die Dokumentenverwaltungsfunktion verwenden, um verschiedene Dateien zu bestimmten Projekten zu speichern. Sie können auch leicht mit einigen anderen Benutzern teilen und Zugriffsrechte festlegen, einschließlich solcher schreibgeschützt oder bearbeitbar.
• Berichterstattung: Durch die Berichterstattung können Führungskräfte und Kunden den Status eines Projekts nachvollziehen. Berichte können mit Echtzeitdaten erstellt werden, indem nur integrierte oder maßgeschneiderte Vorlagen mit dieser Funktionalität verwendet werden. Reporting (oder sogar umfangreiche Reporting-Tools) können je nach Anbieter im Rahmen eines höheren Preisplans verfügbar sein.

Die wichtigsten Vorteile des Projektmanagement-Tools

Die Verwendung von Projektmanagement-Software bietet verschiedene Vorteile, darunter:

• Automatisierterer Workflow: Das Projektmanagement verwendet integrierte Warnungen und andere automatisierte Prozesse, um den Überblick über Projektdetails zu behalten, damit sie nicht zu zeitaufwändig werden. Warnungen können beispielsweise generiert werden, um Mitarbeiter an bevorstehende Fristen für bestimmte Aufgaben zu erinnern.
• Besseres Projektkosten- und Budgetmanagement: Viele Projekte haben ein Budget und Projektmanager müssen ihre Ausgaben kontrollieren können, um im Budget zu bleiben. Einige Projektmanagement-Tools ermöglichen es Benutzern, ein Budget anzugeben und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn das Projekt das Budget überschreitet.
• Verbesserte Teamzusammenarbeit und Dokumentenfreigabe: Da ein Team normalerweise an einem einzigen Projekt arbeitet, ist Zusammenarbeit unerlässlich. Daher sind häufig Kommunikations- und Dokumentenfreigabefunktionen in Projektmanagement-Software enthalten. Ein Projektmanager kann einem Benutzer einen Auftrag erteilen und den Fortschritt dieses Auftrags direkt aus dem Programm heraus verfolgen. Benutzer können auch Dokumente freigeben, die von anderen leicht bearbeitet werden können.
• Bessere Organisation und weitaus konsistentere Prozesse: Für Unternehmen, die an zahlreichen vergleichbaren Projekten (z. Je nach Umfang der Arbeit enthält die Projektmanagement-Software Vorlagen, die mehrfach verwendet werden können, sodass Benutzer das Muster leicht mit neuen Informationen aktualisieren können. Darüber hinaus werden alle projektbezogenen Materialien konsolidiert, wodurch Projekte strukturierter werden.
• Integration mit anderen Plattformen: Viele Projektmanagement-Plattformen, insbesondere Cloud-basierte Lösungen, können mit anderen Systemen und Apps integriert werden. Sie sind oft kompatibel mit Microsoft Office-Anwendungen, Buchhaltungssystemen, Customer Relationship Management (CRM)-Software, Enterprise Resource Planning (ERP), Google-Apps und Social-Networking-Sites.

So wählen Sie eine Projektmanagement-Software aus

Es stehen mehrere Projektmanagementsysteme zur Verfügung, jedes mit seinen eigenen Funktionen und Preisen. Bevor Sie Software erwerben, ist es wichtig, alle Ihre Möglichkeiten gründlich zu prüfen. Im Folgenden haben wir vier kritische Phasen beschrieben.

Die Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen

Sie müssen zuerst Ihre Erwartungen und Anforderungen analysieren, bevor Sie Anbieter erkunden. Die Einholung von Input von ihrem Projektmanager oder Teammitgliedern ist ein ausgezeichneter Ansatz, um dies zu tun. Haben sie beispielsweise Engpässe in ihren Prozessen, bei denen Projektmanagementsysteme helfen könnten? Ist es ihre Absicht, bestimmte Aufgaben zu automatisieren? Verfügt Ihr Unternehmen alternativ bereits über einen Projektmanagement-Ansatz und möchte den Anbieter wechseln?

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr IT-Personal und Ihre leitenden Angestellten bei der Bereitstellung eines Projektmanagementsystems mit an Bord sind.

Eine kurze Liste erstellen

Nachdem Sie Ihre Ziele für Projektmanagement-Software festgelegt haben, stellen Sie eine Liste der Anbieter zusammen, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Um Sie bei der Auswahl der gewünschten Lösung zu unterstützen, empfehlen wir Ihnen, eine Liste der Must-Have- und Nice-to-Have-Aspekte zu erstellen.

Abgesehen von der Funktionalität sollten Sie die Bereitstellungsoptionen des Anbieters (z. B. On-Premise, Cloud), die Implementierungsprozesse und den Kundensupport berücksichtigen.

Kontaktaufnahme mit Händlern

Sobald Sie Ihre Lieferantenliste eingegrenzt haben, ist es an der Zeit, sie zu kontaktieren. Erklären Sie Ihre Ziele und die Eigenschaften, die Sie in einer Lösung suchen. Sie sollten auch, wenn möglich, eine Demo des Programms mit realen Datensituationen suchen. Virtuelle Demos sind von Anbietern erhältlich, aber es ist auch von Vorteil, sich zu erkundigen, ob ein Anbieter gerne mit Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz diskutiert. Eine andere Möglichkeit, das Programm zu evaluieren, besteht darin, an einer kostenlosen Testversion teilzunehmen, sofern verfügbar. Die meisten Unternehmen bieten eine kostenlose 14- oder 30-Tage-Testversion an.

Sie sollten auch die verschiedenen Preisangebote vergleichen, die Sie erhalten haben. In einer anderen Kategorie unten gehen wir näher auf die Preisgestaltung ein.

Durchführung einer Due Diligence

Sobald Sie Ihre Liste auf zwei oder drei Anbieter eingegrenzt haben, fragen Sie nach Empfehlungen von aktuellen oder früheren Kunden. Während Lieferanten Sie oft an Kunden verweisen, die Ihnen die besten Empfehlungen oder Erfahrungen gegeben haben, bitten Sie darum, mit Kunden zu sprechen, die aus der gleichen Branche oder der gleichen Größe wie Ihr Unternehmen stammen. Sie sollten nicht nur die Vorteile des Systems oder des Anbieters untersuchen, sondern auch alle Probleme, auf die der Kunde gestoßen ist.

Preise für Projektmanagement-Software

Anbieter von Projektmanagement-Software verwenden häufig eines von zwei Preismodellen: monatliche Hosting-Pläne (Cloud) und lebenslange Lizenz (On-Premise).

Hier ist ein genauerer Blick auf jeden.

Abonnementpläne – Oft wird vom Anbieter eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr erhoben, wenn die Software auf seinen Systemen gehostet wird (auch bekannt als Software-as-a-Service). Dies ist vorteilhaft für Unternehmen, die ihre Daten nicht speichern und aufbewahren möchten. Die grundlegende Kostenstruktur pro Benutzer und Monat hängt oft von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die das Programm nutzen. Die meisten Anbieter von Projektmanagement-Software bieten je nach Anzahl der Personen und den in jedem Plan bereitgestellten Funktionen skalierbare Abonnementpläne an.

Einige Abonnementoptionen sind nutzungsabhängig und können jederzeit gekündigt werden, andere erfordern jedoch möglicherweise eine Zusage.

Lifetime Pricing bedeutet, dass das Unternehmen die Daten auf seinen eigenen Servern hostet, sodass das Unternehmen diese Kosten nur einmal decken muss. Es könnte dem Anbieter eine jährliche Gebühr für Wartung oder Produktverbesserungen zahlen. Lifetime Pricing kann eine attraktive Wahl für Unternehmen sein, die sich um Datenschutz sorgen oder komplizierte Anforderungen haben (z. B. große Organisationen).

Die Schwierigkeiten der Projektmanagement-Software

Obwohl ein Projektmanagementsystem Vorteile bietet, hat es auch Nachteile, wie zum Beispiel:

• Unterstützung von wichtigen Stakeholdern erhalten: Die Zustimmung von Führungskräften, IT, Managern und Benutzern ist beim Erwerb von Software von entscheidender Bedeutung. Diese kritischen Interessengruppen können jedoch einem solchen Projektmanagementsystem abgeneigt oder besorgt sein. Die IT-Abteilung kann sich beispielsweise Sorgen um die Datensicherheit machen, wenn die Lösung von einem Anbieter gehostet wird, oder sie möchte nicht, dass die Software vor Ort gehostet und unterstützt wird.
• Top-Führungskräfte zögern möglicherweise, Geld nur für eine Lösung auszugeben, wenn sich diese nicht auszahlt. Darüber hinaus können Projektmitarbeiter und -teams einem Programm nur ungern gegenüberstehen, wenn sie es gewohnt sind, ihre Projekte auf eine bestimmte Art und Weise zu handhaben.
• Es sind höchstens einige wenige Eigenschaften erforderlich: Einige Firmen, insbesondere kleine Firmen, benötigen möglicherweise nur zwei oder drei grundlegende Fähigkeiten und benötigen möglicherweise keine komplexe Projektmanagement-Software. Einige Softwareanbieter bieten jedoch eine Vielzahl von Preisoptionen an, die nach oben oder unten angepasst werden können. Ziel ist es herauszufinden, welche Eigenschaften für das Unternehmen kritisch sind.
• Probleme bei der Ausführung: Projektmanagementsysteme unterstützen Benutzer bei der Verwaltung von Projekten, ersetzen jedoch nicht die Verpflichtung des Managers, sicherzustellen, dass Zeitpläne eingehalten und Aufgaben erledigt werden. Selbst mit automatischen Erinnerungen kann es vorkommen, dass ein Teammitglied einen Job nicht vor Ablauf der Frist fertigstellt.